Was ist Baselining und was ist eine Projekt-Baseline?
Eine Projektbasislinie ist ein dokumentierter Ausgangspunkt , der die Leistungskennzahlen eines Projekts anhand früherer Benchmarks festlegt und misst. Basislinien sind für alle Teams unverzichtbar, um aussagekräftige Leistungsmessungen durchzuführen.
Jeder Schritt eines Projekts hängt von einer soliden Ausgangsbasis als Startpunkt ab. Eine Studie zu 48 Megaprojekten ergab, dass„mangelhafte Ausführung”in 73 % der Fälle zu Kosten- und Zeitüberschreitungen führte. Zu den Ursachen für mangelhafte Ausführung zählten niedrige Budgets, unvollständige Planung, unklarer Umfang, Pfusch am Bau und sogar Schreibfehler bei der Terminplanung und Risikobewertung.
Dieser Leitfaden behandelt die Definition von Baselining, seine Bedeutung für das Application Lifecycle Management (ALM) und das Projektmanagement sowie die Frage, wie Sie Baselining auf höchster Ebene in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
Was ist eine Projektbasislinie?
Im Projektmanagement ist eine Baseline ein Ausgangspunkt, anhand dessen Teams ihren Fortschritt in Richtung ihrer Ziele messen können. Im Laufe eines Projekts können Sie Projekt-Baselines aktualisieren und neue hinzufügen. Ein Team muss ein Projekt termingerecht, innerhalb des Budgets und in einem festgelegten Umfang liefern. Alle drei Faktoren sind voneinander abhängig und werden als „Triple Constraint“ bezeichnet .
Kosten – Alle Projekte müssen innerhalb eines bestimmten Budgets abgeschlossen werden. Um die Kosten zu minimieren, müssen Sie die Zeit verlängern und/oder den Umfang reduzieren.
Zeit – Sie müssen alle Projekte innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abschließen, um erfolgreich zu sein. Um den Zeitaufwand zu minimieren, müssen Sie den Umfang reduzieren und/oder die Kosten erhöhen.
Umfang – Alle Projekte haben einen bestimmten Umfang oder bestimmte Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Der wichtigste Schritt zum Erfolg eines Projekts ist die Definition und Dokumentation des Umfangs. Um den Umfang des Projekts zu vergrößern, müssen Sie die Projektzeit oder die Kosten erhöhen.
Ein Projektmanager muss ständig alle drei Aspekte gegeneinander abwägen und gleichzeitig die Qualitätsstandards des Projekts erfüllen.
Sehen Sie, wie es funktioniert:
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In Bezug auf die Basisformel können wir uns darauf einigen, dass sich die Basis ändern kann. Bei jeder Änderung ist es wichtig, die Änderungen bei der Erstellung einer neuen Basis darzustellen. Dies bezieht sich auf den Teil „genehmigte Änderungen” der Formel. Die Bestätigung einer Änderung an einer Basis wird als Abweichungsanalyse bezeichnet.
Manchmal ändern sich Umfang, Zeit, Kosten oder Anforderungen eines Projekts. Eine Baseline sollte diese Änderung widerspiegeln, die sich auch auf das Endprodukt auswirkt. Der Vergleich des endgültigen Projektergebnisses mit den ursprünglichen Projektanforderungen wird als VarianzanalyseAnalyse.
Die Abweichungsanalyse betrachtet die drei Faktoren der Erstellung einer Baseline (Umfang, Kosten und Zeit) und ermittelt für jeden Faktor eine Baseline, wodurch sich die Änderungen leichter berechnen lassen.
Während dieses Prozesses muss ein Projektmanager die drei Einschränkungen berücksichtigen und für jede eine Basislinie erstellen.
Warum ist die Festlegung von Basiswerten so wichtig?
Ein Projektmanager muss ein Projekt vor dessen Beginn vollständig definieren und dokumentieren. Eine effektive Baseline dient als Maßstab für das Projekt und gibt den Beteiligten Einblick in dessen Leistung. Auf dieser Grundlage kann ein PM bei Bedarf entsprechende Prozessänderungen vornehmen. Diese Vorteile lassen sich in mehrere Kategorien einteilen:
1. Leistungsbewertung
Durch die Festlegung einer Basislinie können Sie die Leistung während der gesamten Projektdauer zu bewerten. Wenn ein Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt oder das Budget überschreitet, ist es an der Zeit, entweder Änderungen an der Baseline vorzunehmen oder mehr Ressourcen hinzuzufügen, indem Sie Zeit oder Kosten erhöhen.
2. Leistungsmessung
Baselining kann auch bei folgenden Aufgaben helfen Earned Value Management, einer Technik, mit der Projektmanager die Leistung eines Projekts anhand seiner Baseline und der ursprünglichen Kostenschätzungen messen und vergleichen.
Die Berechnung des Earned Value erfordert:
Geplanter Wert (PV) = Die budgetierten Kosten der geplanten Arbeit. PV stellt die Gesamtkosten der Arbeit dar, die Ihr Team in einem bestimmten Zeitraum erledigen möchte.
Istwert (AC) = Istkosten der bisher geleisteten Arbeit. Der Istwert ist die Gesamtsumme der Kosten für die Arbeit, die Ihr Team in einem bestimmten Zeitraum erledigt hat.
Erreichter Wert (EV) = Gesamtbudget des Projekts (PV) x % der Projektfertigstellung. EV ist der Wert der Arbeit, die Ihr Team bis zu einem bestimmten Zeitpunkt geleistet hat.
Zeitplanabweichung (SV) = EV – PV. Sie zeigt die Differenz zwischen den ursprünglichen Kostenvoranschlägen und den tatsächlichen Kosten.
Kostenabweichung (CV) = EV – AC. Sie zeigt die Differenz zwischen den ursprünglichen Schätzungen und den tatsächlichen Kosten.
Diese grundlegenden Kennzahlen helfen Ihnen dabei, die Leistung Ihres Projekts zu bestimmen. Sie können diese auch für detailliertere Kennzahlen verwenden.
Der Schedule Performance Index (SPI) = EV/PV misst den bisher erzielten Fortschritt im Vergleich zum ursprünglich geplanten Fortschritt.
When SPI<1, less work was achieved than planned
Wenn SPI>1, wurde mehr Arbeit als geplant geleistet.
Kosten-Leistungs-Index (CPI) = EV/AV und misst den Wert der abgeschlossenen Arbeit im Verhältnis zu den Kosten der geplanten Arbeit.
2a. Genauigkeit der Zukunftsprognosen
Schließlich hilft die Festlegung einer Basislinie bei der Genauigkeit zukünftiger Schätzungen, d. h . wie genau Ihre Kostenschätzung ist. Durch die genaue Aufzeichnung der aktuellen Projektschätzungen und der tatsächlichen Ergebnisse können Schätzungen auf ähnliche zukünftige Projekte angewendet werden. Mithilfe der Abweichungsanalyse können Sie die Fehlerquote berechnen, die Sie in zukünftige Projektschätzungen einfließen lassen können.
Die geschätzten Gesamtkosten (EAC) sind eine Kennzahl, die die Gesamtkosten des Projekts vorhersagt, damit Sie Ressourcen richtig zuweisen können.
EAC = (Gesamtprojektbudget)/CPI
Häufige Probleme/Fallstricke bei der Projektgrundlage
Die Festlegung von Baselines ist für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung, aber gute Projektmanager müssen bei der Erstellung von Baselines die folgenden Risiken vermeiden:
1. Leistungsambiguität
Wenn sich der Umfang, die Kosten oder der Zeitplan Ihres Projekts ändern, wird die Projektbasislinie angepasst. Die Änderungen an einer Basislinie können zu Unklarheiten hinsichtlich der tatsächlichen Leistung des Projekts führen. Die Informationen, die Sie zur effektiven Einschätzung des zukünftigen Projektumfangs, der Kosten, Zeitpläne und Qualität verwenden können, sind inkonsistent und verringern die Genauigkeit der Schätzungen, je weiter Sie in der Zeit vorausschauen.
Häufig verwenden Mitarbeiter Daten aus der Datenbank eines Unternehmens, ohne deren Richtigkeit und Relevanz zu überprüfen. Diese fehlende Datenüberprüfung kann die Genauigkeit beeinträchtigen und die Basislinie unwirksam machen. Projektmanager sollten Vorkehrungen treffen, um die Vollständigkeit, Richtigkeit und Konsistenz der Daten sicherzustellen.
Projekt-Baselining-Strategien sind manchmal nutzlos, wenn Sie Ihren Prozess nicht mit dem Ziel vor Augen beginnen.
2. Datenmehrdeutigkeit
Eine unzureichende Zuordnung der Datennutzung führt zu Unklarheiten und falschen Entscheidungen darüber, welche Daten Sie verwenden oder erfassen sollten. Vor Beginn eines Projekts müssen Projektmanager festlegen, welche Variablen gemessenwerden sollen, welchen Zweck sie haben und wie das Team die Auswirkungen von Abweichungen berechnet .
Durch eine korrekte Datenzuordnung lassen sich Probleme wie die Neubewertung Ihrer ursprünglichen Ausgangsbasis zur Korrektur und Erstellung von Änderungen sowie Zeitverschwendung durch unnötige Variablen vermeiden.
Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, können Sie eine Baseline als Dokument verwenden, um zukünftige Projekte zu informieren .
Bewährte Verfahren
Effiziente Projektmanager befolgen außerdem bewährte Verfahren, um Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen.
1. Einsatz modernster Tools für das Anforderungsmanagement
Die richtigen Baselining-Tools können einen großen Unterschied machen. Modern Requirements4DevOps ist eine voll ausgestattete, browserbasierte Kollaborationsplattform für Baselining, Anforderungsermittlung, Management und die Automatisierung von Testdokumenten.
2. Festlegen der ursprünglichen Projektbasislinie
Zu Beginn eines jeden Projekts ist es äußerst wichtig, eine Basislinie festzulegen, die Ihren Ausgangspunkt für die Arbeit darstellt. Dies ist eine nützliche Methode, um die Veränderungen verschiedener Parameter eines Projekts zu dokumentieren. Das Ziel der Festlegung einer Basislinie besteht darin, eine Neufestlegung der Parameter der Basislinie zu vermeiden, sondern diese zu ergänzen.
3. Aufbewahrung von Aufzeichnungen über frühere Baselines
Im Laufe eines Projekts müssen Sie Änderungen vornehmen. Bevor Sie jedoch Änderungen vornehmen, sollten Sie einen Verlauf der bisherigen Baselines speichern, damit Sie weiterhin auf die alte Baseline zugreifen können, um Vergleiche anzustellen und Änderungen rückgängig zu machen.
4. Aufrechterhaltung einer Projektbasislinie
Sobald das Management eine Änderung des Projektumfangs, der Kosten und des Zeitplans genehmigt hat, ist es an der Zeit, die Baseline zu aktualisieren, indem die neuen und genehmigten Änderungen hinsichtlich Umfang, Zeitplan und Budget hinzugefügt werden. Durch die genaue Dokumentation aller Aktualisierungen und Änderungen Ihrer Baseline können Sie diese stets auf dem neuesten Stand halten und an die aktuellen Anforderungen anpassen.
Da MR4DevOps in Azure Dev Ops integriert ist, wird es zu einer einzigen zuverlässigen Quelle für Ihren Anwendungslebenszyklus.
Schlussfolgerung
Die Festlegung von Baselines ist die Grundlage für gutes Projektmanagement. Wenn dies schlecht gemacht wird, kann es Unternehmen Hunderttausende von Dollar für Projekte kosten, die die Kunden unzufrieden machen. Wenn Sie jedoch Baselines, ihre Auswirkungen und ihre richtige Umsetzung verstehen und die richtigen Tools einsetzen, können Sie den Projekterfolg auf die nächste Stufe heben.
