Qu'est-ce que l'établissement d'une base de référence et qu'est-ce qu'une base de référence de projet ?
Une base de référence de projet est un point de départ documenté qui définit et mesure les indicateurs de performance d'un projet par rapport à des repères antérieurs. Les bases de référence sont indispensables à toutes les équipes pour effectuer des mesures de performance pertinentes.
Chaque étape d'un projet repose sur une base solide qui sert de point de départ. Une étude portant sur 48 mégaprojets a montréqu'une « mauvaise exécution »était à l'origine de dépassements de coûts et de délais dans 73 % des cas. Parmi les causes de cette mauvaise exécution figuraient des budgets insuffisants, une conception incomplète, un périmètre mal défini, des raccourcis pris au détriment de la qualité, voire des erreurs administratives dans la planification et l'évaluation des risques.
Ce guide traite de la définition de la mise en place d'une base de référence, de son importance dans la gestion du cycle de vie des applications (ALM) et la gestion de projet, ainsi que de la manière de mettre en œuvre cette démarche au plus haut niveau de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'une base de référence de projet ?
En gestion de projet, une base de référence est un point de départ que les équipes peuvent utiliser pour mesurer leurs progrès par rapport à leurs objectifs. Au fur et à mesure que le projet avance, vous pouvez mettre à jour les bases de référence existantes et en ajouter de nouvelles. Une équipe doit livrer un projet dans les délais, dans les limites du budget et selon un périmètre défini. Ces trois facteurs sont interdépendants et constituent ce que l'on appelle la « triple contrainte ».
Coût – Tous les projets doivent être menés à bien dans les limites d'un certain budget. Pour réduire les coûts, il faut allonger les délais et/ou réduire la portée du projet.
Délais – Pour mener à bien tous vos projets, vous devez les réaliser dans les délais impartis. Pour gagner du temps, vous devez réduire la portée du projet et/ou augmenter le budget.
Portée – Tous les projets ont une portée bien définie ou un ensemble d'exigences à respecter. La définition et la documentation de cette portée constituent l'étape la plus importante pour la réussite d'un projet. Pour élargir la portée d'un projet, il faut allonger sa durée ou augmenter son budget.
Un chef de projet doit constamment trouver le juste équilibre entre ces trois aspects tout en respectant les normes de qualité du projet.
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En ce qui concerne la formule de référence, nous pouvons convenir que la référence peut évoluer. Chaque fois qu'un changement survient, il est important de refléter ces modifications lors de la création d'une nouvelle référence. Cela concerne la partie « modifications approuvées » de la formule. La prise en compte d'un changement apporté à une référence s'appelle l'analyse des écarts.
Il arrive parfois que la portée, le calendrier, le coût ou les exigences d'un projet évoluent. Une base de référence doit refléter ces changements, qui ont également une incidence sur le produit final. La pratique consistant à comparer le résultat final du projet aux attentes initiales est appelée analyse des écarts..
L'analyse de variance examine les trois facteurs qui déterminent une base de référence (portée, coût et délai) et définit une base de référence pour chacun d'entre eux, ce qui facilite le calcul des variations.
Au cours de ce processus, un chef de projet doit tenir compte des trois contraintes et établir une base de référence pour chacune d'entre elles.
Pourquoi l'établissement d'une base de référence est-il si important ?
Un chef de projet doit définir et documenter le projet dans son intégralité avant son lancement. Une base de référence efficace sert de point de repère pour le projet et permet aux parties prenantes d'évaluer ses performances. À partir de là, le chef de projet peut apporter les modifications nécessaires aux processus. Ces avantages peuvent être classés en plusieurs catégories :
1. Évaluation des performances
2. Mesure de la performance
La définition d'une base de référence peut également faciliter la gestion de la valeur acquise, une technique utilisée par les chefs de projet pour mesurer et comparer les performances d'un projet par rapport à sa base de référence et à ses estimations de coûts initiales.
Le calcul de la valeur acquise nécessite :
Valeur planifiée (PV) = Coût budgété des travaux prévus. La PV représente le coût total des travaux que votre équipe prévoit de réaliser dans un délai donné.
Valeur réelle (AC) = Coûts réels des travaux réalisés à ce jour. L'AC correspond au coût total des travaux que votre équipe a menés à bien au cours d'une période donnée.
Valeur acquise (EV) = Budget total du projet (PV) × % d'avancement du projet. La valeur acquise correspond à la valeur des travaux que votre équipe a réalisés jusqu'à un certain stade.
Écart par rapport au calendrier (SV) = EV – PV. Il indique la différence de coût entre les estimations initiales et le coût final.
Écart de coût (CV) = EV – AC. Il indique la différence de coût entre les estimations initiales et le coût final.
Ces indicateurs de base vous aident à évaluer les performances de votre projet. Vous pouvez également les utiliser pour obtenir des indicateurs plus détaillés.
L'indice de performance du calendrier (SPI) = EV/PV mesure les progrès réalisés à ce jour par rapport à ceux initialement prévus.
When SPI<1, less work was achieved than planned
Lorsque le SPI est supérieur à 1, le travail accompli a dépassé les prévisions
L'indice de rentabilité (CPI) = EV/AV et mesure la valeur des travaux réalisés par rapport au coût des travaux prévus
2a. Précision des prévisions
Enfin, l'établissement d'une base de référence contribue à améliorer la précision des estimations futures, c'est-à-dire la fiabilité de vos estimations de coûts. Le fait de conserver un enregistrement précis des estimations actuelles du projet et des résultats réels permet d'appliquer ces estimations à des projets futurs similaires. Grâce à l'analyse des écarts, vous pouvez calculer la marge d'erreur, que vous pourrez intégrer dans les estimations de projets futurs.
Le coût estimé à l'achèvement (EAC) est un indicateur qui permet d'estimer le coût total d'un projet afin de répartir correctement les ressources.
EAC = (Budget total du projet) / IPC
Problèmes et pièges courants liés à la définition de base d'un projet
La définition des références est essentielle à la gestion de projet, mais les bons chefs de projet doivent éviter les risques suivants lorsqu'ils établissent ces références :
1. Ambiguïté de l'interprétation
Lorsque la portée, le coût ou le calendrier de votre projet évoluent, la base de référence du projet est modifiée. Les modifications apportées à cette base de référence peuvent créer une ambiguïté quant à la performance réelle du projet. Les informations sur lesquelles vous pouvez vous appuyer pour estimer efficacement la portée, le coût, le calendrier et la qualité futurs du projet manquent de cohérence et perdent en précision à mesure que l'on s'éloigne dans le temps.
Il arrive souvent que les employés utilisent les données issues de la base de données d'une organisation sans vérifier leur exactitude ni leur pertinence. Cette absence de vérification des données peut nuire à l'exactitude des informations et rendre la base de référence inefficace. Les chefs de projet doivent prendre des mesures pour garantir l'exhaustivité, l'exactitude et la cohérence des données.
Les stratégies de définition d'un état de référence pour un projet s'avèrent parfois inutiles lorsque l'on n'aborde pas le processus en gardant à l'esprit l'objectif final.
2. Ambiguïté des données
Une mauvaise cartographie de l'utilisation des données engendre des ambiguïtés et conduit à des choix erronés quant aux données à utiliser ou à collecter. Avant de lancer un projet, les chefs de projet doiventdéfinir les variables à mesurer, leur objectif et la manière dont l'équipe calcule l'effet de la variance.
Un mappage adéquat des données permet d'éviter des problèmes tels que la réévaluation de votre référence initiale pour apporter des corrections et des modifications, ainsi que la perte de temps consacrée à des variables superflues.
Une fois le projet terminé, vous pouvez utiliser un état de référence comme document de référence pour les projets futurs.
Bonnes pratiques
Les chefs de projet efficaces suivent également les meilleures pratiques afin de mener à bien les projets dans les délais et sans dépasser le budget.
1. Utilisation d'outils de gestion des exigences à la pointe de la technologie
Les bons outils de définition de référence peuvent faire toute la différence. Modern Requirements4DevOps est une plateforme collaborative en ligne, dotée de toutes les fonctionnalités nécessaires, dédiée à la définition de référence, à la collecte des exigences, à la gestion et à l'automatisation des documents de test.
2. Définition de la base de référence initiale du projet
Au début de tout projet, il est primordial de définir une base de référence qui marque le point de départ de vos travaux. Il s'agit d'une méthode utile pour consigner l'évolution des différents paramètres d'un projet. L'objectif de cette définition est d'éviter de réécrire les paramètres de la base de référence, mais plutôt de les compléter.
3. Conservation des données de référence antérieures
Au fur et à mesure que vous avancez dans un projet, vous devrez apporter des modifications. Mais avant de procéder à ces modifications, enregistrez l'historique des versions précédentes afin de pouvoir toujours accéder à l'ancienne version pour effectuer des comparaisons ou annuler les modifications.
4. Maintenir une base de référence du projet
Une fois que la direction a approuvé une modification de la portée, du coût et du calendrier d'un projet, il est temps de mettre à jour la base de référence en y intégrant les nouvelles modifications approuvées concernant la portée, le calendrier et le budget. En conservant une trace précise des mises à jour et des modifications apportées à votre base de référence, vous vous assurez qu'elle reste conforme aux exigences les plus récentes.
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Conclusion
La définition des bases de référence est le fondement d'une bonne gestion de projet. Si elle est mal réalisée, elle peut coûter des centaines de milliers de dollars aux entreprises en raison de projets qui ne satisfont pas les clients. Mais si vous comprenez ce que sont les bases de référence, leur impact, comment les mettre en œuvre efficacement et comment utiliser les bons outils, vous pouvez faire passer la réussite de vos projets à un niveau supérieur.
