Le module FAQ
La solution pour la collecte initiale des besoins
Dans cet article, nous présentons les fonctionnalités et les avantages du module FAQ.
Ce module a été conçu pour aider les équipes chargées de recueillir les exigences au début de leur processus de gestion des exigences. En créant des listes de questions, les équipes peuvent facilement consigner et réutiliser leurs connaissances du processus de collecte afin de poser les bonnes questions qui permettront d'obtenir les meilleures exigences.
Qu'est-ce que le module FAQ ?
Le module FAQ est un référentiel de listes de questions que votre équipe peut créer, modifier, adapter et utiliser pour recenser les besoins. En utilisant ce module pour constituer une base de connaissances pour votre équipe, vous avez l'assurance que chaque membre sera en mesure de communiquer efficacement avec les parties prenantes.
En élaborant la meilleure série de questions dans ce domaine, votre équipe peut s'assurer de toujours recueillir les meilleurs besoins possibles.
Le principal avantage de ce module est qu'il permet à votre équipe de constituer une base de connaissances pouvant être utilisée aussi bien par des analystes métier expérimentés que par ceux qui pourraient être amenés à recueillir des exigences dans un domaine qui leur est peu familier. Le module FAQ contient d'emblée plus de 3 000 questions couvrant de nombreux sujets différents.
Ces thèmes comprennent plusieurs modèles de conformité aux normes ISO, ainsi que des modèles portant sur des exigences non fonctionnelles telles que l'évolutivité, la réutilisabilité ou l'opérabilité, qui peuvent être utilisés pour la collecte des exigences.
Pour de nombreuses équipes, ce module remplacera les listes de questions sous Excel qu'elles utilisaient peut-être auparavant.
Afin de s'aligner sur les autres modules de la suite d'outils Modern Requirements, le module FAQ intègre ce qui était auparavant un processus isolé et le relie directement à votre projet. Cela signifie que vos équipes peuvent facilement ajouter des exigences à votre projet en répondant simplement aux questions de votre liste de FAQ.
Quels sont les avantages du module FAQ ?
L'intérêt de notre module FAQ peut se résumer en deux points simples.
- Le module FAQ permet de définir des exigences plus précises en guidant le processus de collecte des exigences, ce qui augmente les chances de réussite du projet.
- Le module FAQ réduit le temps consacré à la collecte d'informations tout au long de votre projet, ce qui permet à votre équipe de se mettre plus rapidement au travail.
En tirant parti des précieuses connaissances d'analystes métier expérimentés, vous pouvez créer des modèles de questions spécifiques à un domaine qui facilitent la structuration du processus de collecte des exigences. Ainsi, vous pouvez confier à n'importe quel analyste métier, quel que soit son niveau d'expérience, la tâche de rencontrer une partie prenante, tout en étant certain qu'il parviendra à définir des exigences complètes et exploitables.
Comme votre équipe n'a plus besoin de créer des modèles de questions ni de copier ensuite les exigences recueillies dans votre outil de gestion des exigences, elle peut avancer plus rapidement dans le processus de collecte des exigences. Cela signifie qu'elle consacre davantage de temps à affiner des exigences plus précises et moins de temps à copier-coller des user stories qui risquent de nécessiter des modifications supplémentaires.
Quels sont les cas d'utilisation du module FAQ ?
Lorsque nous discutons avec les membres de notre communauté de leur utilisation du module FAQ, ils nous expliquent souvent comment ce module a permis de rationaliser leurs processus et de faciliter la gestion de la phase de collecte des informations dans le cadre de leurs projets.
Même les équipes qui n'ont pas pour habitude d'utiliser des listes de questions nous font savoir, une fois qu'elles ont rejoint notre communauté, à quel point elles apprécient de pouvoir rassembler les connaissances de tous les membres de leur équipe dans une liste cohérente.
Voici les cas d'utilisation que nous avons observés pour le module FAQ.
CAS D'UTILISATION 1
Mon équipe procède actuellement à la collecte des exigences dès le début, puis avance de manière itérative tout au long du projet. Nous utilisons actuellement Excel pendant la phase de collecte des exigences, mais cela nous oblige à recopier ensuite ces exigences dans l'outil de notre choix.
En tant qu'équipe chargée de recueillir les exigences dès le début du projet, nous avons là une occasion idéale d'utiliser une liste de questions spécialement conçue pour ce domaine. Cependant, recourir à Excel pour gérer cette liste de questions revient à se condamner à un long processus de copier-coller par la suite.
Les opérations de copier-coller sont généralement sources d'erreurs et prennent beaucoup de temps. C'est souvent au cours de ces opérations déjà longues qu'un membre de l'équipe se rend compte qu'il a omis une propriété d'un élément de travail pour laquelle il a besoin de l'avis des parties prenantes.
Dans ce cas, l'utilisation du module FAQ signifie que la liste de questions est déjà disponible dans votre projet Azure DevOps. Lorsque vous poserez votre question à votre partie prenante, vous pourrez y répondre dans votre liste de questions FAQ, ce qui créera automatiquement une exigence pour vous.
Vous pouvez alors ouvrir directement cette exigence et poser toutes les questions complémentaires qui vous viennent à l'esprit pendant que vous êtes encore en présence de votre partie prenante. Cela permet de gagner du temps et rend le processus de collecte d'exigences plus approfondi, tout en évitant à votre équipe de passer à côté d'occasions d'obtenir les bonnes informations au bon moment.
CAS D'UTILISATION 2
Mon équipe travaille dans un environnement soumis à des réglementations et nous devons nous assurer que nous mettons en place l'ensemble des mesures nécessaires pour rester en conformité et pouvoir faire l'objet d'un audit.
L'un des principaux atouts du module FAQ réside dans le fait que vous pouvez utiliser bon nombre de nos modèles prédéfinis liés à la conformité pour recenser les besoins. Ces modèles ont été élaborés en collaboration avec bon nombre de nos clients actuels, ainsi qu'en partenariat avec des experts reconnus dans ces domaines.
Dans ce cas, les équipes ayant accès au module FAQ peuvent s'adresser à des experts du domaine et à des consultants afin d'élaborer une liste de questions qui les aidera à définir toutes les exigences nécessaires à la conformité et au respect de la réglementation. Une fois créées, ces listes de questions peuvent être réutilisées dans plusieurs projets et déployées à maintes reprises.
Comment utiliser efficacement le module FAQ ?
Le module FAQ offre des avantages considérables aux équipes qui en sont à la phase de collecte des exigences de leur projet. Voici quelques exemples d'utilisation de ce module pour favoriser la réussite de votre projet.
Utilisez les modèles de listes de questions prédéfinis
Lorsque les utilisateurs ont besoin d'un modèle concernant les exigences non fonctionnelles ou les normes ISO, ils peuvent se lancer rapidement en utilisant l'un de nos modèles intégrés. Ces modèles contiennent déjà bon nombre des questions les plus importantes relatives à ces sujets. Les utilisateurs peuvent partir d'un modèle prédéfini, supprimer les questions qui ne sont pas pertinentes et/ou ajouter de nouvelles questions si nécessaire.
Créez vos propres modèles de listes de questions
Si l'un de nos modèles prédéfinis ne répond pas à vos besoins, vos équipes peuvent facilement créer des listes de questions à partir de zéro. En partant d'un modèle vierge, votre équipe peut facilement élaborer un ensemble complet de questions qui facilitent et optimisent le processus de recueil des exigences.
Une fois la liste de questions établie, elle peut être réutilisée dans différents projets pour vous aider lors de la phase de collecte d'informations ultérieure.
Créez des listes de questions destinées aux membres les moins expérimentés de votre équipe
En établissant des listes de questions, vous offrez un véritable guide à tout membre qui serait moins familier avec un domaine, une solution ou un système. Ces listes constituent alors un excellent outil pour accompagner les analystes métier débutants, ou les analystes métier expérimentés issus d’un autre domaine, pendant la phase de collecte des exigences. Les équipes comprennent que la qualité des questions que nous posons au début d’un projet se répercute directement sur la qualité des exigences que nous recueillons.
En créant des listes de questions à l'aide de notre module FAQ, vous vous assurez d'obtenir dès le départ les spécifications les plus précises possibles.
