Du chaos à la clarté : gérer les demandes de modification des contrats d'assurance grâce à une gestion intelligente des exigences

Cela vous arrive-t-il aussi ? Une nouvelle réglementation est publiée le lundi. Dès le mercredi, votre équipe de souscription a besoin d'une mise à jour du système. Le jeudi, un signal d'alerte en matière de conformité surgit, alors que personne ne l'avait vu venir. Pendant ce temps, une demande client, noyée dans un e-mail datant du mois dernier, reste dans l'oubli.

C'est ainsi que les modifications se présentent généralement lors du développement de produits d'assurance. La plupart du temps, plusieurs demandes de modification arrivent simultanément, chacune émanant d'un responsable différent et présentant des risques, des priorités et des délais distincts. Lorsque les équipes gèrent ces informations par e-mail, via des tableurs ou des tickets d'assistance, elles en omettent souvent certaines qui sont importantes et introduisent de nouveaux risques, tels que des lacunes en matière de conformité.

Le vrai problème ? Ce n'est pas le changement en soi, mais la manière dont la demande de changement est traitée.

Une gestion intelligente des exigences apporte cette structure, offrant ainsi aux équipes du secteur de l'assurance une vision claire et partagée de ce qui doit changer, de l'importance de ces changements et de la manière de les mettre en œuvre en toute sécurité.

Découvrons-en davantage à ce sujet dans cet article.

Pourquoi les demandes de modification présentent-elles des risques dans le secteur des assurances ?

Lors du développement de logiciels d'assurance, les équipes informatiques reçoivent souvent des demandes de modification, dont 90 % présentent un risque pour l'une des raisons suivantes :

• Une exigence a souvent des répercussions sur plusieurs autres : lorsqu'une modification est apportée à une exigence, elle peut avoir des conséquences sur d'autres exigences existantes. Par exemple, la mise à jour d'une exigence liée au calcul de la solvabilité ou des fonds propres a également des répercussions sur les règles de validation des données, les rapports et les contrôles d'approbation.
• Risques liés à la réglementation et à la conformité : dans le secteur de l'assurance, toute demande de modification doit, dès le départ, être conforme aux exigences réglementaires, telles que les règles des autorités locales de surveillance des assurances, la directive DORA, les réglementations en matière de solvabilité et de fonds propres, etc. Si l'intention, la mise en œuvre et les preuves ne concordent pas, les équipes se retrouvent confrontées à des lacunes de conformité et à la pression des audits.
• Manque de traçabilité claire : lorsque les demandes de modification sont transmises par e-mail, via des documents ou des tableurs, et dispersées à divers endroits, les équipes ne sont plus en mesure d'expliquer ce qui a été approuvé et mis en œuvre.
• Une gestion des changements défaillante : si les changements ne sont pas hiérarchisés correctement ou si les responsabilités ne sont pas clairement définies, cela peut entraîner des validations précipitées, un élargissement progressif du périmètre, des résultats non conformes aux attentes et des répercussions financières pour l'organisation.

Ce n'est pas tout, mais cela suffit pour comprendre que la gestion du changement dans le secteur de l'assurance comporte des risques si elle n'est pas menée correctement. Chaque demande de changement ne représente pas seulement une tâche à accomplir, mais constitue également un facteur de risque qui doit être géré selon un processus structuré afin d'éviter tout problème.

Ce que la gestion intelligente des changements implique réellement pour le secteur de l'assurance

Une gestion intelligente des modifications des exigences est un processus qui considère les modifications comme des décisions formelles plutôt que comme de simples tâches informelles. Elle apporte une certaine rigueur dans la manière dont les modifications sont définies, gérées, suivies et examinées avant le début de tout développement.

En résumé, au lieu de demandes éparses, les changements sont consignés sous forme d'exigences structurées qui définissent clairement l'objectif, la portée, les limites et le contexte réglementaire. Cela permet d'éviter les erreurs et les problèmes lors du traitement des demandes de changement.

La visibilité sur l'impact est au cœur de la gestion intelligente des changements apportés aux exigences. Elle permet aux équipes de déterminer quelles exigences, fonctionnalités du système, données et rapports sont concernés par un changement avant que celui-ci ne soit approuvé. Cela permet d'éviter les mauvaises surprises de dernière minute et les retouches.

Un autre aspect important est la traçabilité. Elle permet de relier chaque tâche de modification à sa justification, aux revues, aux cas de test et aux autres étapes de validation. Lors des audits, les équipes peuvent observer comment les modifications sont traitées et les documenter.

Cette approche de gestion des exigences en matière d'assurance permet de réduire le risque global tout en garantissant une mise en œuvre pratique et maîtrisée.

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Le processus de gestion du changement en matière d'assurance

Les équipes chargées du développement des produits d'assurance peuvent suivre le processus ci-dessous pour gérer les demandes de modification de manière structurée :

1. Enregistrement des demandes de modification

À ce stade, les équipes s'attachent à centraliser en un seul endroit toutes les demandes de modification, qu'elles proviennent des services chargés de la conformité, de l'audit, du service client ou d'autres équipes internes. 

Il est indispensable de définir clairement le périmètre du projet. Il faut préciser dès le début ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas afin d'éviter toute confusion ultérieure. Par ailleurs, il est également important de définir clairement à qui incombe la responsabilité des demandes de modification, car quelqu'un doit être tenu responsable du résultat, et pas seulement de la tâche de mise en œuvre.

2. Analyse des répercussions et des dépendances

Une fois les demandes de modification enregistrées, les équipes doivent commencer à évaluer l'impact de ces modifications sur les produits, les couvertures, les règles de tarification ou toute autre fonctionnalité du système. Cela revêt une importance particulière dans le secteur de l'assurance, où une simple modification des règles peut avoir des répercussions sur la tarification, le traitement des sinistres et les rapports financiers.

Cela aide les équipes à identifier les risques susceptibles de survenir à la suite de changements.

3. Définition des exigences

C'est là que la clarté prend le pas sur les suppositions. À ce stade, l'objectif métier doit être formulé dans un langage clair, en précisant les règles, les conditions, les critères d'acceptation, les cas limites, etc., afin que les équipes informatiques puissent le mettre en œuvre.

4. Examen et approbation

Avant le début du développement, les modifications apportées aux polices d'assurance doivent faire l'objet d'un suivi rigoureux. Ce processus implique les chefs d'entreprise, les responsables techniques et les acteurs chargés de la conformité. Tous évaluent ensemble le même cahier des charges, et non des documents distincts.

De plus, les validations sont enregistrées avec les dates, les commentaires et l'historique des versions. Cela permet de garantir la traçabilité et de protéger les équipes en cas d'audit.

5. Mise en place et vérification de l'alignement

L'étape suivante consiste à mettre en œuvre le changement en se basant sur ce qui a été approuvé et sur les exigences définies. Ensuite, les modifications sont testées à l'aide des scénarios de test approuvés.

N'oubliez pas non plus que si vous devez apporter une modification à la demande de modification, relancez la procédure de révision, mais ne la corrigez pas en silence. Cela permet de garder le contrôle sur les modifications.

6. Divulgation et conservation des preuves

N'oubliez pas que le changement ne s'arrête pas au déploiement. Les équipes doivent s'assurer que :

• Confirmation de la mise en service subordonnée au respect des exigences
• Conservation des registres d'essais et d'homologation
• Pièces justificatives disponibles pour les audits et les examens
• Historique conservé pour les futurs cycles de changement

Grâce à ce processus structuré, les équipes peuvent gérer les changements en toute confiance, même lorsqu'elles sont soumises à des contraintes réglementaires et à des délais serrés.

Pourquoi les outils traditionnels ne suffisent pas pour la gestion du changement dans le secteur de l'assurance

Les outils traditionnels de gestion de projet ont été conçus pour suivre l'avancement des projets, mais pas pour gérer les modifications apportées aux produits d'assurance en fonction des directives réglementaires. Dans le secteur de l'assurance, cette lacune apparaît très rapidement.

En raison de la visibilité et de la traçabilité limitées des impacts des modifications dans les outils traditionnels, ces derniers s'avèrent insuffisants lorsque les équipes doivent évaluer comment une modification apportée à une tâche spécifique affectera d'autres tâches. De ce fait, les équipes doivent fournir un effort manuel considérable et s'appuyer sur le copier-coller, les relances et les réunions pour faire avancer le processus de modification.

De plus, les outils traditionnels ne proposent aucune fonctionnalité d'IA permettant d'analyser automatiquement l'impact, de mettre en évidence les informations manquantes ou de faciliter les contrôles qualité. C'est là leur principal inconvénient.

De plus, le contexte réglementaire, les autorisations et les données probantes sont souvent stockés en dehors de l'outil, ce qui rend les révisions longues et risquées.

Pour les équipes chargées des assurances, ces limites transforment les changements quotidiens en risques évitables.

Comment Modern Requirements4DevOps apporte plus de clarté aux demandes de modification

Modern Requirements4DevOps, un outil de gestion des exigences spécialement conçu pour le secteur de l'assurance, s'intègre nativement à Azure DevOps, un outil de gestion du cycle de vie des applications (ALM). Cela signifie que les équipes chargées du développement des produits d'assurance peuvent gérer les changements là où la livraison a déjà lieu.

Modern Requirements4DevOps offre des fonctionnalités telles que l'analyse d'impact à 360 degrés, qui permet de visualiser comment une modification affecte les exigences, les systèmes et les tâches en aval concernés. Cela s'avère essentiel pour les modifications motivées par la conformité, où les assureurs doivent évaluer l'impact réglementaire avant de donner leur accord. Les équipes peuvent ainsi identifier rapidement les polices, les règles et les rapports concernés, ce qui réduit le risque de lacunes lors des examens réglementaires.

Copilot4DevOps, un assistant IA, intègre la fonctionnalité « Modern Requirements » qui permet aux équipes de réaliser des analyses d'impact de l'IA. Il met en évidence les lacunes et facilite la prise de décisions éclairées sans pour autant se substituer au jugement humain.

De plus, des matrices de traçabilité relient les demandes de modification aux exigences, aux tests et aux validations. Par ailleurs, l'historique des versions indique précisément ce qui a été validé et à quelle date. Les équipes disposent ainsi de preuves tangibles pour étayer les contrôles de conformité et répondre aux questions des autorités de régulation.

En résumé, Modern requirements4DevOps simplifie la gestion des changements pour les équipes chargées du développement de produits d'assurance en proposant des fonctionnalités adaptées.