Del caos a la claridad: cómo abordar las solicitudes de cambio en los seguros con una gestión inteligente de los requisitos

¿Te pasa lo mismo? El lunes llega una nueva normativa. Para el miércoles, tu equipo de suscripción necesita una actualización del sistema. El jueves surge un aviso de incumplimiento que nadie había previsto. Mientras tanto, una solicitud de un cliente, enterrada en un correo electrónico del mes pasado, queda olvidada.

Así es como suelen surgir los cambios en el desarrollo de productos de seguros. La mayoría de las veces, se reciben varias solicitudes de cambio a la vez, cada una procedente de responsables distintos y con riesgos, prioridades y plazos diferentes. Cuando los equipos gestionan estas solicitudes a través de correos electrónicos, hojas de cálculo o tickets de asistencia, a menudo pasan por alto algunas importantes y generan nuevos riesgos, como incumplimientos normativos.

¿Cuál es el verdadero problema? No es el cambio en sí, sino la forma en que se gestiona la solicitud de cambio.

Una gestión inteligente de los requisitos aporta esa estructura, lo que proporciona a los equipos de seguros una visión clara y compartida de lo que hay que cambiar, por qué es importante y cómo avanzar de forma segura.

Vamos a profundizar en el tema en este blog.

¿Por qué las solicitudes de cambio suponen un riesgo en el sector de los seguros?

Durante el desarrollo de software para seguros, los equipos de TI suelen recibir solicitudes de cambio, y el 90 % de ellas entrañan riesgos por alguna de las siguientes razones:

• Un requisito suele afectar a varios otros: cuando se introduce un cambio en un requisito, este puede afectar a otros requisitos ya existentes. Por ejemplo, la actualización de un requisito relacionado con el cálculo de la solvencia o del capital también repercute en las reglas de validación de datos, los informes y los controles de aprobación.
• Riesgos normativos y de cumplimiento: toda solicitud de cambio en el sector de los seguros debe ajustarse desde el principio a los requisitos de cumplimiento, como las normas de los organismos reguladores locales, la DORA, la normativa sobre solvencia y capital, etc. Si la intención, la implementación y las pruebas no coinciden, los equipos se enfrentan a incumplimientos normativos y a la presión de las auditorías.
• Falta de una trazabilidad clara: cuando las solicitudes de cambio se envían por correo electrónico, documentos o hojas de cálculo y se dispersan por distintos lugares, los equipos pierden la capacidad de explicar qué se aprobó y qué se implementó.
• Gestión deficiente de los cambios: si los cambios no se priorizan adecuadamente o no se define claramente quién es el responsable, esto puede dar lugar a aprobaciones precipitadas, desviaciones del alcance, resultados desalineados y repercusiones financieras para la organización.

Eso no es todo, pero basta con saber que la gestión del cambio en el sector de los seguros entraña riesgos si no se lleva a cabo correctamente. Cada solicitud de cambio no es solo una tarea que hay que realizar, sino también un registro de riesgos, que debe gestionarse mediante un proceso estructurado para evitar problemas.

Qué significa realmente la gestión inteligente de los cambios para el sector de los seguros

La gestión inteligente de los requisitos es un proceso que considera los cambios como decisiones reguladas, en lugar de una mera tarea informal. Aporta disciplina a la forma en que se definen, gestionan, supervisan y revisan los cambios antes de que comience cualquier fase de desarrollo.

En esencia, en lugar de solicitudes dispersas, los cambios se recogen como requisitos estructurados que definen claramente la intención, el alcance, los límites y el contexto normativo. Esto ayuda a evitar errores y problemas durante la tramitación de las solicitudes de cambio.

El elemento central de la gestión inteligente de cambios en los requisitos es la visibilidad del impacto. Permite a los equipos comprender qué requisitos, funciones del sistema, datos e informes se ven afectados por un cambio antes de que este se apruebe. Esto ayuda a evitar sorpresas de última hora y a reducir el trabajo de corrección.

Otro aspecto importante es la trazabilidad. Permite mantener cada elemento de trabajo relacionado con los cambios vinculado a su justificación, revisiones, casos de prueba y otros pasos de validación. Durante las auditorías, los equipos pueden observar cómo se procesan los cambios y documentarlos.

Este enfoque de gestión de los requisitos de seguros reduce el riesgo general, al tiempo que garantiza que la ejecución sea práctica y controlada.

Lea también: Por qué la gestión de requisitos es la columna vertebral de la innovación en productos de seguros

El proceso de gestión del cambio en el sector de los seguros

Los equipos de desarrollo de productos de seguros pueden seguir el siguiente flujo de trabajo para gestionar las solicitudes de cambio de forma estructurada:

1. Recepción de solicitudes de cambio

En esta fase, los equipos se centran en recopilar en un único lugar todas las solicitudes de cambio, ya sean procedentes de los equipos de cumplimiento normativo, auditoría, atención al cliente u otros equipos internos. 

Es imprescindible definir los límites del alcance. Hay que dejar claro desde el principio qué se incluye y qué no, para evitar confusiones más adelante. Además, también es importante definir claramente quién es el responsable de las solicitudes de cambio, ya que alguien debe asumir la responsabilidad del resultado, y no solo de la tarea de ejecución.

2. Análisis de impacto y dependencias

Una vez registradas las solicitudes de cambio, los equipos deben empezar a evaluar cómo afectará dicho cambio a los productos, las coberturas, las normas de fijación de precios o cualquier otra característica del sistema. Esto es especialmente importante en el sector de los seguros, donde un simple cambio en las normas puede influir en la fijación de precios, la gestión de siniestros y la información financiera.

Esto ayuda a los equipos a identificar los riesgos que puedan surgir a raíz de los cambios.

3. Definición de requisitos

Aquí es donde la claridad sustituye a las suposiciones. En esta fase, la intención del negocio debe redactarse en un lenguaje claro, incluyendo las reglas, condiciones, criterios de aceptación, casos extremos, etc. pertinentes, de modo que los equipos de TI puedan llevarla a cabo.

4. Revisión y aprobación

Antes de iniciar el desarrollo, los cambios en los seguros requieren una supervisión rigurosa. En este proceso participan los propietarios de los negocios, los responsables técnicos y las partes interesadas en materia de cumplimiento normativo. Todos evalúan de forma colaborativa el mismo registro de requisitos, y no documentos separados.

Además, las aprobaciones se registran con fechas, comentarios e historial de versiones. Esto contribuye a garantizar la rendición de cuentas y protege a los equipos durante las auditorías.

5. Crear y comprobar la alineación

El siguiente paso consiste en comenzar a implementar el cambio basándose en lo aprobado y en los requisitos definidos. A continuación, los cambios se prueban siguiendo los casos de prueba aprobados.

Además, ten en cuenta que, si es necesario realizar cualquier modificación en la solicitud de cambio, debes volver a iniciar el proceso de revisión, en lugar de corregirla sin avisar. De este modo, se mantiene el control sobre los cambios.

6. Liberación y conservación de pruebas

Recuerda que el cambio no termina con la implementación. Los equipos deben asegurarse de que:

• Confirmación de la publicación sujeta a ciertos requisitos
• Registros de ensayos y homologaciones conservados
• Documentación disponible para auditorías y revisiones
• Historial conservado para futuros ciclos de cambio

Gracias a este proceso estructurado, los equipos pueden gestionar los cambios con seguridad, incluso cuando se enfrentan a presiones normativas y plazos ajustados.

Por qué las herramientas tradicionales no dan la talla en la gestión del cambio en el sector de los seguros

Las herramientas tradicionales de gestión de proyectos se diseñaron para realizar un seguimiento del avance de los proyectos, pero no para gestionar los cambios en los productos de seguros con arreglo a las directrices normativas. En el sector de los seguros, esta carencia se hace evidente muy rápidamente.

Debido a la limitada visibilidad y trazabilidad del impacto de los cambios en las herramientas tradicionales, estas se quedan cortas cuando los equipos necesitan evaluar cómo un cambio en una tarea concreta afectará a otras tareas. Por ello, los equipos deben dedicar mucho esfuerzo manual y recurrir al «copiar y pegar», a los seguimientos y a las reuniones para llevar adelante el cambio.

Además, las herramientas tradicionales no ofrecen ninguna función de inteligencia artificial que permita analizar el impacto de forma automática, señalar los detalles que faltan o orientar los controles de calidad. Ese es su mayor inconveniente.

Además, el contexto normativo, las autorizaciones y la documentación probatoria suelen almacenarse fuera de la herramienta, lo que hace que las revisiones sean lentas y arriesgadas.

Para los equipos de seguros, estos límites convierten los cambios cotidianos en un riesgo que se podría evitar.

Cómo Modern Requirements4DevOps aporta claridad a las solicitudes de cambio

Modern Requirements4DevOps, una herramienta de gestión de requisitos diseñada específicamente para el sector de los seguros, funciona de forma nativa dentro de Azure DevOps, una herramienta de gestión del ciclo de vida de las aplicaciones (ALM). Esto significa que los equipos de desarrollo de productos de seguros pueden gestionar los cambios allí mismo donde se lleva a cabo la entrega.

Modern Requirements4DevOps ofrece funciones como el análisis de impacto de 360 grados, que muestra cómo un cambio afecta a los requisitos, sistemas y tareas posteriores relacionados. Esto resulta fundamental para los cambios motivados por el cumplimiento normativo, en los que las aseguradoras deben comprender el impacto regulatorio antes de su aprobación. Los equipos pueden identificar desde el principio qué pólizas, normas e informes se ven afectados, lo que reduce el riesgo de que surjan lagunas durante las revisiones normativas.

Copilot4DevOps, un asistente de IA, incluye Modern Requirements, una herramienta que permite a los equipos realizar análisis de impacto de la IA. Esta herramienta pone de relieve las deficiencias y ayuda a tomar decisiones fundamentadas sin sustituir el criterio humano.

Además, las matrices de trazabilidad vinculan las solicitudes de cambio con los requisitos, las pruebas y las aprobaciones. Por otra parte, el historial de versiones muestra exactamente qué se aprobó y cuándo. Esto proporciona a los equipos pruebas claras para respaldar las revisiones de cumplimiento y responder a las preguntas de las autoridades reguladoras.

En resumen, Modern requirements4DevOps simplifica la gestión de cambios para los equipos de desarrollo de productos de seguros al ofrecer funciones relevantes.