¿Qué es el establecimiento de una línea de referencia y qué es una línea de referencia del proyecto?
Una línea de referencia del proyecto es un punto de partida documentado que establece y mide los indicadores de rendimiento del proyecto en comparación con puntos de referencia anteriores. Las líneas de referencia son imprescindibles para que todos los equipos puedan realizar mediciones de rendimiento significativas.
Cada fase de un proyecto depende de una base sólida como punto de partida. Un estudio realizado sobre 48 megaproyectos reveló queuna «ejecución deficiente»provocó sobrecostes y retrasos en el 73 % de los casos. Entre las causas de esta ejecución deficiente se encontraban los presupuestos reducidos, un diseño incompleto, un alcance poco claro, el recorte de gastos e incluso errores administrativos en la planificación y la evaluación de riesgos.
Esta guía aborda la definición del establecimiento de líneas de base, su importancia en la gestión del ciclo de vida de las aplicaciones (ALM) y en la gestión de proyectos, y cómo llevar a cabo el establecimiento de líneas de base al más alto nivel en su empresa.
¿Qué es una línea de base del proyecto?
En la gestión de proyectos, una línea de base es un punto de partida que los equipos pueden utilizar para medir su progreso hacia los objetivos. A medida que avanza el proyecto, se pueden actualizar y añadir nuevas líneas de base. Un equipo debe entregar un proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con un alcance definido. Estos tres factores son interdependientes y se conocen como la «triple restricción».
Coste: todos los proyectos deben completarse dentro de un presupuesto determinado. Para minimizar los costes, es necesario ampliar el plazo y/o reducir el alcance.
Plazo: para tener éxito, debes completar todos los proyectos dentro de un plazo determinado. Para reducir el tiempo, debes reducir el alcance o aumentar los costes.
Alcance: todos los proyectos tienen un alcance determinado o un conjunto de requisitos que cumplir. El paso más importante para el éxito de un proyecto es definir y documentar el alcance. Para ampliar el alcance del proyecto, es necesario aumentar su duración o sus costes.
Un gestor de proyectos debe encontrar constantemente el equilibrio entre estos tres aspectos, sin dejar de cumplir los estándares de calidad del proyecto.
Vea cómo funciona:
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En lo que respecta a la fórmula de referencia, podemos coincidir en que la referencia puede cambiar. Cada vez que se produce un cambio, es importante reflejar dichos cambios al crear una nueva referencia. Esto se refiere a la parte de la fórmula correspondiente a los «cambios aprobados». El reconocimiento de un cambio en una referencia se denomina análisis de variaciones.
A veces, el alcance, el plazo, el coste o los requisitos de un proyecto cambian. Una línea de base debe reflejar este cambio, que también afecta al producto final. La práctica de comparar el resultado final del proyecto con las expectativas iniciales del mismo se denomina análisis de..
El análisis de varianza examina los tres factores que conforman una línea de base (alcance, coste y tiempo) e identifica una línea de base para cada factor, lo que facilita el cálculo de los cambios.
Durante este proceso, el director del proyecto debe tener en cuenta las tres restricciones y establecer una referencia para cada una de ellas.
¿Por qué es tan importante establecer una línea de referencia?
Un gestor de proyectos debe definir y documentar exhaustivamente un proyecto antes de que este dé comienzo. Una línea de base eficaz sirve de referencia para el proyecto y ofrece a las partes interesadas información sobre su rendimiento. A partir de ahí, el gestor de proyectos puede introducir las modificaciones oportunas en los procesos según sea necesario. Estos beneficios se pueden clasificar en varias categorías:
1. Evaluación del rendimiento
Establecer una referencia te permite evaluar el rendimiento a lo largo de todo el proyecto. Si un proyecto se está retrasando con respecto al calendario previsto o se está excediendo del presupuesto, es el momento de realizar cambios en la línea de base o de añadir más recursos aumentando el tiempo o los costes.
2. Medición del rendimiento
El establecimiento de una línea de base también puede ayudar con la gestión del valor ganado, una técnica que utilizan los gestores de proyectos para medir y comparar el rendimiento de un proyecto con su línea de referencia y las estimaciones de costes originales.
Para calcular el valor ganado se necesita:
Valor planificado (PV) = El coste presupuestado del trabajo programado. El PV representa el coste total del trabajo que tu equipo tiene previsto completar en un plazo determinado.
Valor real (AC) = Costes reales del trabajo realizado hasta la fecha. El AC es el coste total del trabajo que tu equipo ha completado en un periodo de tiempo determinado.
Valor ganado (EV) = Presupuesto total del proyecto (PV) × % de finalización del proyecto. El EV es el valor del trabajo que tu equipo ha realizado hasta un momento determinado.
Desviación presupuestaria (SV) = EV – PV. Muestra la diferencia de coste entre las estimaciones originales y el coste final.
Variación de costes (CV) = EV – AC. Muestra la diferencia de costes entre las estimaciones originales y el coste final.
Estas métricas básicas te ayudan a determinar el rendimiento de tu proyecto. También puedes utilizarlas para obtener métricas más detalladas.
El índice de cumplimiento del calendario (SPI) = EV/PV mide el avance logrado hasta la fecha en comparación con el avance previsto inicialmente.
When SPI<1, less work was achieved than planned
Cuando el SPI es superior a 1, se ha realizado más trabajo del previsto
Índice de rendimiento del coste (CPI) = EV/AV; mide el valor del trabajo completado en relación con el coste del trabajo previsto
2a. Precisión de las estimaciones futuras
Por último, el establecimiento de una línea de referencia contribuye a la precisión de las estimaciones futuras, es decir, a la exactitud de tus estimaciones de costes. Mantener un registro preciso de las estimaciones actuales del proyecto y de los resultados reales permite aplicar esas estimaciones a proyectos futuros similares. Mediante el análisis de variaciones, puedes calcular el margen de error, que luego podrás incorporar a las estimaciones de proyectos futuros.
El «coste estimado al finalizar» (EAC) es un indicador que permite predecir el coste total del proyecto para que puedas asignar los recursos de forma adecuada.
EAC = (Presupuesto total del proyecto) / CPI
Problemas y dificultades habituales en la línea de base de un proyecto
El establecimiento de líneas de base es fundamental para la gestión de proyectos, pero los buenos gestores de proyectos deben evitar los siguientes riesgos al crear líneas de base:
1. Ambigüedad en el rendimiento
Cuando cambian el alcance, el coste o el calendario de tu proyecto, se modifica la línea de base del proyecto. Los cambios en la línea de base pueden generar ambigüedad en el desarrollo real del proyecto. La información que puedes utilizar para estimar de forma eficaz el alcance, el coste, el calendario y la calidad futuros del proyecto es inconsistente y su precisión disminuye cuanto más se aleja el proyecto en el tiempo.
A menudo, los empleados utilizan datos de la base de datos de una organización sin comprobar su exactitud y pertinencia. Esta falta de verificación de los datos puede mermar su precisión y hacer que la línea de base resulte ineficaz. Los jefes de proyecto deben tomar medidas para garantizar la exhaustividad, la exactitud y la coherencia de los datos.
Las estrategias para establecer la línea de base de un proyecto pueden resultar inútiles en ocasiones si no se empieza el proceso teniendo en cuenta el objetivo final.
2. Ambiguidad de los datos
Una planificación deficiente del uso de los datos genera ambigüedad y lleva a tomar decisiones erróneas sobre qué datos se deben utilizar o recopilar. Antes de iniciar un proyecto, los jefes de proyecto debendefinir qué variablesse van a medir, cuál es su finalidad y cómo calcula el equipo el efecto de la variación.
Una asignación adecuada de los datos evita problemas como tener que reevaluar la línea de base inicial para corregir y realizar cambios, así como perder tiempo con variables innecesarias.
Una vez finalizado un proyecto, puedes utilizar una referencia como documento de referencia para futuros proyectos.
Buenas prácticas
Los gestores de proyectos eficientes también siguen las mejores prácticas para completar los proyectos a tiempo y sin sobrepasar el presupuesto.
1. Uso de herramientas de gestión de requisitos de última generación
Las herramientas adecuadas para la definición de requisitos pueden marcar una gran diferencia. Modern Requirements4DevOps es una plataforma colaborativa basada en navegador y con todas las funciones necesarias para la definición de requisitos, la obtención de requisitos, la gestión y la automatización de documentos de pruebas.
2. Configuración de la línea de base del proyecto original
Al inicio de cualquier proyecto, es fundamental establecer una línea de base que represente el punto de partida del trabajo. Se trata de un método útil para documentar los cambios que se producen en los distintos parámetros de un proyecto. El objetivo de establecer una línea de base no es reescribir sus parámetros, sino ir ampliándola.
3. Mantenimiento de un registro de los valores de referencia anteriores
A medida que avances en un proyecto, tendrás que realizar cambios. Pero antes de hacerlos, guarda un historial de las versiones anteriores para poder seguir accediendo a ellas con el fin de compararlas y revertir los cambios.
4. Mantenimiento de la línea de base del proyecto
Una vez que la dirección aprueba un cambio en el alcance, el coste y el calendario de un proyecto, es el momento de actualizar la línea de base incorporando los nuevos cambios aprobados en cuanto a alcance, plazos y presupuesto. Llevar un registro preciso de las actualizaciones y los cambios introducidos en la línea de base te permite mantenerla en consonancia con los requisitos más recientes.
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Conclusión
El establecimiento de bases de referencia es la base de una buena gestión de proyectos. Si se lleva a cabo de forma inadecuada, puede costar a las empresas cientos de miles de dólares en proyectos que no satisfacen a los clientes. Sin embargo, si comprendes en qué consisten las bases de referencia, cuál es su impacto y cómo aplicarlas correctamente, además de utilizar las herramientas adecuadas, podrás llevar el éxito de los proyectos a un nivel superior.
