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Documento de especificaciones funcionales: ¿qué es y cómo redactarlo?

Documento de especificaciones funcionales

Todo proyecto de software comienza con unos objetivos claros, pero las cosas pueden descarrilarse rápidamente si no hay un plan común. Además, los proyectos suelen sufrir retrasos y confusión si los requisitos no se documentan adecuadamente.

La solución más sencilla a este problema es un documento de especificaciones funcionales (FSD), que describe lo que debe hacer el sistema. Se puede considerar como una lista de verificación para evitar confusiones más adelante.

Ahora, veamos más a fondo en qué consiste el documento de requisitos funcionales, cuál es su importancia y cuáles son sus componentes principales, en qué se diferencia de otros documentos y cómo se redacta.

¿Qué es un documento de especificaciones funcionales y quién lo utiliza?

Un documento de especificaciones funcionales (FSD) contiene información sobre el alcance del producto, los requisitos funcionales, los formatos de entrada y salida, los casos de uso, una descripción general del producto y los riesgos asociados. Sirve como plan de trabajo para el software.

El objetivo fundamental del FSD es definir claramente qué debe hacer el sistema y cómo debe comportarse en diferentes situaciones desde la perspectiva del usuario final.

Por lo general, varios miembros del equipo, como analistas de negocios, jefes de proyecto, responsables de producto, desarrolladores sénior, etc., colaboran en la elaboración del FSD.

Además, FSD es utilizado por varios miembros del equipo. Por ejemplo:

  • Los desarrolladores lo utilizan para saber qué funciones deben crear.
  • Los evaluadores lo utilizan para crear casos de prueba y comprobar si el sistema funciona según lo previsto.
  • Los diseñadores lo utilizan para planificar los flujos de los usuarios y el comportamiento de las pantallas.
  • Las partes interesadas y los clientes lo utilizan para revisar y aprobar el alcance antes de que comience el desarrollo.

En resumen, podemos decir que FSD es la base para los equipos de diseño, desarrollo y pruebas.

Importancia de un documento de especificaciones funcionales

Según este usuario de Reddit, es muy importante elaborar un documento de especificaciones funcionales para asegurarse de que se ha creado la solución adecuada. Otro usuario de Reddit considera que el documento de especificaciones funcionales es, en la mayoría de los casos, un elemento fundamental de la documentación de diseño.

Documento de especificaciones funcionales Tweet
Documento de especificaciones funcionales Tweet

Según nuestra experiencia, estas son algunas de las razones por las que el FSD es importante:

  • Define un alcance claro: el FSD define claramente las características clave del producto. De este modo, en las fases posteriores, los equipos no tienen que hacer suposiciones sobre qué características incluir o no.
  • Garantiza la coordinación del equipo: el FSD contiene información sobre el producto que se está desarrollando. De este modo, los desarrolladores, los evaluadores, las partes interesadas, etc., comprenden de igual a igual lo que hay que desarrollar y están todos en sintonía.
  • Detección temprana de deficiencias: ayuda a los equipos a detectar a tiempo las deficiencias en los requisitos. Esto reduce la probabilidad de tener que volver a trabajar en el proyecto y ahorra tiempo y dinero a las organizaciones.
  • Aprobación del cliente: facilita la obtención de la aprobación antes de que comience el desarrollo, lo que evita idas y venidas posteriores.
  • Mejores pruebas: proporciona a los evaluadores una base sólida para redactar casos de prueba y comprobar si cada función funciona según lo previsto.

Con el FSD, cada miembro del equipo puede comprender adecuadamente sus responsabilidades y evitar que el alcance del proyecto se amplíe sin control, lo que aumenta la eficiencia general del equipo.

Componentes de un documento de especificaciones funcionales

El FSD puede incluir múltiples componentes y secciones, que pueden variar en función del sector o del proyecto. No obstante, a continuación enumeramos algunos de los componentes más habituales:

  • Descripción general y alcance del proyecto: La descripción general del proyecto define qué problema estamos resolviendo y qué producto vamos a desarrollar. El alcance del proyecto define qué se incluye y qué se excluye. De este modo, los equipos no hacen suposiciones de ningún tipo.
  • Partes interesadas: En este apartado se describe quiénes participarán en el proyecto y cuáles serán sus responsabilidades. Por ejemplo, desarrolladores, evaluadores, responsables de producto, analistas de negocios, jefes de proyecto, etc.
  • Roles de usuario: En esta sección se define quién utilizará el producto. Al tener en cuenta a los usuarios finales, los equipos crean productos que se adaptan a las necesidades de los usuarios.
  • Requisitos funcionales: Esta es la sección principal del FDS. Define claramente cada requisito funcional y ofrece a los desarrolladores las orientaciones necesarias para crear el producto adecuado.
  • Casos de uso e historias de usuario: describen cómo interactuarán los usuarios con el sistema.
  • Configuración del sistema: En esta sección se describen los pasos necesarios para configurar el producto. Por ejemplo, los pasos para crear una cuenta o iniciar sesión.
  • Aprobaciones: Antes de comenzar el desarrollo, es muy importante obtener la aprobación de las partes interesadas clave. En esta sección se recogen las funcionalidades y decisiones que ya han sido aprobadas.
  • Riesgos y supuestos: Incluye cualquier riesgo asociado al proyecto, como retrasos, sobrecostes o el cumplimiento de los requisitos técnicos.

BRD, FSD y SRS: explicación de las diferencias clave

Punto
BRD
FSD
SRS
Tema principal
Objetivos empresariales y necesidades de los usuarios
Características del sistema y comportamiento de los usuarios
Requisitos funcionales y técnicos detallados
Público
Partes interesadas, clientes, equipo de producto
Equipo de desarrollo, control de calidad, UI/UX, equipo de proyecto
Equipo de desarrollo, probadores, arquitectos
Elaborado por
Analista de negocios o responsable de producto
Analista de negocios, desarrollador sénior o gestor de producto
Analista de negocios o jefe técnico
Portadas
Lo que la empresa quiere conseguir
Lo que debería hacer el sistema
Cómo debería funcionar el sistema (en detalle)
Nivel de detalle
De alto nivel
Nivel medio
Detallado, minucioso y estructurado
Contenido técnico
Ninguno
Mínimo
Técnico y preciso
Se utiliza para
Planificación y aprobación por parte de las partes interesadas
Claridad funcional durante la compilación
Referencia definitiva para el desarrollo y las pruebas
Estilo del documento
Más descriptivo y amplio
Práctico y basado en casos de uso
Estructurado, a menudo con normas y modelos

Relacionado: Guía completa para redactar documentos de especificaciones de requisitos de software (SRS) como un profesional

Retos habituales a la hora de redactar los FSD

En Modern Requirements, cada semana nos reunimos con varios equipos y observamos que muchos de ellos se enfrentan habitualmente a los siguientes retos a la hora de crear y gestionar los FSD:

  • Es difícil gestionar documentos dispersos: los equipos utilizan Google Docs y Microsoft Word para gestionar los documentos. Cuando el número de documentos aumenta y es necesario compartirlos con varios miembros del equipo, la tarea se vuelve complicada.
  • No hay relación entre los requisitos y las tareas: los equipos redactan la especificación funcional (FSD) en Word o Excel, pero el equipo de desarrollo trabaja con herramientas de gestión de proyectos, como Azure DevOps. No existe una conexión directa entre lo que se redacta y lo que se desarrolla.
  • Dificultad para gestionar los cambios entre equipos: cuando varios miembros del equipo trabajan en los mismos documentos, resulta complicado hacer un seguimiento del historial de versiones de los documentos, y a los equipos les cuesta determinar quién ha realizado cada cambio. Esto supone un gran riesgo durante las auditorías.
  • Intercambio de comentarios durante las revisiones: Por lo general, los equipos realizan cambios y luego envían los documentos por correo electrónico para su aprobación. Esto les obliga a gestionar correos electrónicos dispersos para recopilar los comentarios en notas, lo que supone un flujo de trabajo muy complejo.

Para hacer frente a estos retos, necesitas una herramienta que te permita crear y gestionar documentos, vincular los requisitos a los documentos y gestionar las revisiones y los cambios. En la siguiente sección, veremos cómo Modern Requirements4DevOps puede ayudarte en este sentido.

Cómo ayuda Modern Requirements4DevOps a crear FSD

Modern Requirements4DevOps es una solución de gestión de requisitos que funciona directamente dentro de Azure DevOps. A continuación te explicamos cómo puede simplificar el proceso de gestión de los FSD:

  • Smart Docs: Te permite crear diferentes tipos de documentos directamente en Azure DevOps. Puedes arrastrar y soltar requisitos funcionales y añadirlos al documento. Así, cada vez que cambie algún requisito, el documento también se actualiza.
  • Sistema de gestión de documentos: gracias a él, los equipos pueden gestionar todos los documentos dentro de Azure DevOps.
  • Copilot4DevOps para redactar un documento: Copilot4DevOps es un asistente de IA que viene incluido en Modern Requirements4DevOps. Permite a los equipos utilizar los requisitos funcionales como referencia y generar FSD en cuestión de segundos.
  • Gestión de revisiones: ayuda a los equipos a revisar documentos de forma colaborativa directamente en Azure DevOps. De este modo, los comentarios se centralizan en un solo lugar.
  • Control de versiones: te permite realizar un seguimiento del historial de versiones del documento y, si es necesario, comparar varias versiones.

De esta forma, al elegir la herramienta adecuada, podrás simplificar el proceso de creación del FSD.

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