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Cómo elegir una herramienta de gestión de requisitos en 6 pasos
Para ofrecer productos y servicios de alta calidad que cumplan con la normativa, es necesario elegir la herramienta de gestión de requisitos adecuada. Las herramientas de gestión de requisitos permiten documentar, analizar, controlar, organizar, rastrear y automatizar de forma eficiente y eficaz todos los requisitos de sus operaciones.
Con tantas opciones disponibles, encontrar la herramienta adecuada puede resultar complicado. Sin una investigación exhaustiva, muchos acaban utilizando aplicaciones de terceros que dificultan la colaboración, lo que se traduce en proyectos con tiempos de desarrollo más largos y costes más elevados. Según el Project Management Institute, una gestión deficiente de los requisitos supone un desperdicio de 5 céntimos por cada dólar gastado en proyectos y programas. Esto se traduce en la asombrosa cifra de 51 millones de dólares desperdiciados por cada 1000 millones de dólares invertidos.
La herramienta más adecuada para ti depende del tipo de proyectos que realices, de las partes interesadas implicadas y de los retos a los que te enfrentas a la hora de satisfacer las necesidades de tus operaciones.
Esta guía te ayudará a decidir cómo elegir un sistema de gestión de requisitos analizando seis factores:
- Necesidades de la empresa
- Características
- Integración en tu flujo de trabajo actual
- Facilidad de uso
- Adaptación y personalización
- Seguimiento y evaluación
¿Cuáles son los criterios para elegir la herramienta adecuada de gestión de requisitos?
Como se ha visto anteriormente, es importante contar con el sistema de gestión de requisitos adecuado, pero podría decirse que elegir la herramienta equivocada puede ser aún peor. A continuación, te presentamos seis preguntas que puedes plantearte a la hora de decidir qué herramienta utilizar:
1. ¿Cuáles son las necesidades de su empresa?
Para elegir la herramienta de gestión de requisitos adecuada, es necesario realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades de su empresa. Una forma de hacerlo es identificar los retos habituales en su proceso de gestión de requisitos y determinar las áreas que requieren mejoras, como la trazabilidad, la colaboración o el cumplimiento normativo.
La herramienta también debe ser compatible con las competencias y herramientas actuales de tu equipo. Asegúrate de que la herramienta sea compatible con el software que ya utilizas, como Azure DevOps y Microsoft Office, para optimizar los flujos de trabajo.
Asegúrate de que la herramienta cumpla con la normativa específica del sector, como las normas ISO o de la FDA, y elige una solución especializada en tu sector. Evalúa los servicios de asistencia del proveedor y los recursos de la comunidad para garantizar el mantenimiento a largo plazo y la escalabilidad.
Además de eso, también debes evaluar tu capacidad para gestionar y mantener ese software a largo plazo. Es decir, debes tener en cuenta el coste del propio software y si necesitarás asistencia informática para instalarlo y mantenerlo en funcionamiento.
- ¿Qué problema estás tratando de resolver?
- ¿Quién tendrá que utilizarlo?
- ¿Qué otras herramientas necesita para funcionar?
- ¿Qué resultados son importantes?
- Cómo funcionaría dentro de tu organización
2. ¿En qué se diferencian las funciones de las herramientas?
A la hora de elegir una herramienta de gestión de requisitos, las funcionalidades son uno de los primeros aspectos que tienen en cuenta tanto los usuarios como los compradores. Por supuesto, las necesidades específicas de su organización pueden variar, pero a la hora de elegir una herramienta de gestión de requisitos, esta debería incluir los siguientes conjuntos de funcionalidades como punto de partida.
Compatibilidad con diferentes metodologías: Los equipos prefieren trabajar con sus marcos de trabajo habituales, que vienen determinados por su sector. Por lo tanto, cualquier sistema de gestión de requisitos debe ser compatible con metodologías ágiles, Waterfall e híbridas, garantizando flexibilidad y adaptabilidad para las distintas necesidades de los proyectos. Para una mayor flexibilidad, las mejores herramientas pueden ofrecer plantillas de procesos como BABOK, BABOK Agile y otras.
- Trazabilidad: garantiza que todos los requisitos estén vinculados y se realice un seguimiento de ellos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. La trazabilidad ayuda a los equipos a reducir los errores y mejora el cumplimiento normativo. Según la revista *The Journal of Empirical Software Engineering*, la trazabilidad puede acelerar la finalización de los proyectos en un 24 % y aumentar su precisión en un 50 %.
La mejor versión de esta función ofrece trazabilidad de extremo a extremo, lo que permite a los usuarios crear matrices de trazabilidad con solo unos clics. Modern Requirements4DevOps ofrece dos opciones de trazabilidad: una matriz de trazabilidad horizontal y una matriz de trazabilidad interseccional.
- Colaboración: Se trata de un conjunto amplio de funciones, más que de una característica concreta. Una mejor coordinación entre los miembros del equipo se traduce en una ejecución más eficiente de los proyectos.
Las herramientas más colaborativas te permiten recopilar requisitos a partir de correos electrónicos, notificar a los equipos cualquier cambio en las tareas vinculadas y facilitar las revisiones y aprobaciones. - Control de versiones: En cualquier proyecto complejo de DevOps, los equipos trabajan en varias versiones del mismo software. Llevar un seguimiento sencillo de estas versiones y de cómo se relacionan entre sí ayuda a gestionar los cambios y a mantener un historial de las modificaciones de los requisitos. La mejor versión de esta función incluye la gestión automatizada de versiones y variantes.
- Creación y gestión de documentos: Los equipos suelen utilizar documentos procedentes de múltiples fuentes a la hora de crear y recopilar ideas. Por ello, es importante que una herramienta de gestión de requisitos ofrezca la posibilidad de crear documentos de requisitos con todas las funciones necesarias, así como de cargar y organizar todos los documentos del proyecto, lo que facilita la gestión y la recuperación de la información.
Las mejores funciones de gestión de requisitos, como Smart Docs, te permiten crear documentos similares a los de MS Word dentro de Azure DevOps que se actualizan automáticamente a medida que se producen cambios. Además, te permiten cargar, descargar y gestionar diferentes versiones de documentos externos en Azure DevOps, creando así una única fuente de información fiable.
- Seguridad: Sectores como la sanidad, la defensa y la administración pública necesitan implementar algunos de los sistemas de gestión de requisitos más sofisticados, ya que hay mucho en juego. Las mejores soluciones pueden integrarse en estándares sectoriales existentes, como Azure DevOps, e incorporar algunas de sus características de seguridad, entre las que se incluyen:
- Integración con Microsoft Entra ID: sistema unificado de gestión de identidades, autenticación multifactorial (MFA) y acceso condicional.
- Control de acceso basado en roles (RBAC): El acceso de los usuarios se basa en los permisos y en sus roles.
- Pertenencia a grupos de seguridad: controla el acceso de forma eficiente y optimizada para los grupos de seguridad designados.
- Funciones de auditoría completas: seguimiento de usuarios y registros de actividad de los cambios realizados en el sistema.
- Cumplimiento normativo internacional: El sistema cumple con la mayoría de las normas de cumplimiento internacionales y nacionales, como ISO 27001:2013, ISO 27018:2019, ISO 26262:2023, HIPAA, las cláusulas modelo de la UE, SOC 1 Tipo 2, SOC 2 Tipo 2, la norma alemana C5, ASPICE, etc.
- Cifrado de datos: Protección de los datos en reposo y en tránsito, garantizando su confidencialidad e integridad.
- Reutilización de requisitos: Las empresas necesitan reutilizar los requisitos en distintos proyectos, ya que estos pueden presentar similitudes. La reutilización de requisitos ahorra tiempo al evitar la duplicación de esfuerzos y garantiza la coherencia entre proyectos. Las mejores herramientas de gestión de requisitos permiten a los equipos reutilizar los requisitos en diferentes proyectos, colecciones y servidores mediante la creación de vínculos con los requisitos existentes.
- Gestión de requisitos mediante IA: Al igual que en muchos otros sectores, la IA generativa también está revolucionando la gestión de requisitos. Las investigaciones demuestran que la IA puede aumentar la productividad de los usuarios empresariales en un 66 % a la hora de realizar tareas cotidianas.
Por eso, a la hora de elegir una herramienta de gestión de requisitos, asegúrate de que cuente con una solución de IA para requisitos completa y segura. Los mejores sistemas de IA generativa para requisitos te permiten recabar requisitos, analizar grandes conjuntos de datos, crear casos de prueba, pseudocódigo y mucho más.
3. ¿Se integra la herramienta en tu flujo de trabajo actual?
Si una herramienta se integra en tu flujo de trabajo, a tus empleados les resultará más fácil utilizarla sin tener que recurrir a contenidos de ayuda que requieren mucho tiempo. Esto ayuda a optimizar todos sus procesos y a garantizar la integridad de los datos. Además, la integración de los programas de software garantiza una experiencia inmersiva en tu ecosistema digital.
Según el informe «State of API Integration», el 83 % de las empresas considera que la integración es la estrategia clave para su transformación digital. Por lo tanto, es fundamental que su sistema de gestión de requisitos sea compatible con el resto de sus soluciones de software. Esto incluye paquetes de productividad como Microsoft Office y Google Apps, software de gestión de proyectos y sistemas de gestión de requisitos como Azure DevOps.
4. ¿Es fácil de usar la herramienta?
Un sistema de gestión de requisitos bien diseñado puede aumentar la productividad de los empleados al reducir el tiempo que estos dedican a utilizar la herramienta. Los empleados que utilizan herramientas bien diseñadas son más productivos.
Busca sistemas con funciones de automatización inteligente que realicen las tareas con una intervención mínima.
Por ejemplo, Modern Requirements4DevOps ofrece Smart Docs, una herramienta que crea y actualiza documentos de requisitos dinámicos dentro de Azure DevOps.
5. ¿Se puede adaptar y personalizar la herramienta?
Una herramienta rígida e inflexible dificulta que tu organización se adapte a las exigencias del trabajo diario. Cada proyecto tiene unas necesidades únicas, lo que requiere una estrategia flexible que se adapte a tu enfoque. Por eso, una buena herramienta se adapta a tu metodología, ya sea ágil, en cascada, híbrida o Scrum.
Si un proyecto requiere informes avanzados, deberías poder personalizar la forma en que tu sistema recopila y analiza los datos para incluir el contenido deseado. Si utilizas inteligencia artificial, tu herramienta debería permitir un enfoque flexible que combine indicaciones del sistema con la flexibilidad de las instrucciones personalizadas. Herramientas como esta te ayudan a generar requisitos específicos para el proyecto, casos de uso, Gherkins y mucho más.
6. ¿Cómo se supervisa y evalúa la herramienta?
Encontrar el sistema adecuado a veces puede ser cuestión de prueba y error. Investigar y leer sobre el tema solo te permite llegar hasta cierto punto. Para saber si se adapta a tus necesidades, a veces tienes que probarlo por ti mismo. Debes buscar un proveedor de servicios que ofrezca demostraciones o versiones de prueba. De esta forma, podrás observar y evaluar su impacto en tus flujos de trabajo y resultados. A continuación, te indicamos algunos factores que vale la pena tener en cuenta:
- Informes: Generación de informes completos y personalizables. Es posible que necesites una herramienta que permita generar informes con un solo clic, además de ofrecer informes más detallados o avanzados.
- Coste: el coste total de la herramienta. Una herramienta que resulte más cara inicialmente puede resultar más económica si se tiene en cuenta el ahorro que supone a lo largo de un año. Por lo tanto, hay que tener en cuenta el coste inicial de adquisición, las cuotas de suscripción, los costes ocultos y el retorno de la inversión real expresado en euros.
- Atención al cliente: La calidad y la disponibilidad de los servicios de asistencia prestados por el proveedor. Consulte su acuerdo de nivel de servicio (SLA).
- Características: En qué medida la herramienta satisface las necesidades específicas de tus empleados, tu proyecto o tu organización.
- Versión local/en la nube: Los distintos sectores, organizaciones e incluso departamentos pueden tener diferentes necesidades en cuanto al uso de la gestión de requisitos, ya sea en formato local o en la nube. Una solución flexible debería ser compatible con ambas opciones.
Reconocer la importancia de la gestión de requisitos
Elegir el sistema de gestión de requisitos adecuado es fundamental, y pasar por alto este aspecto puede provocar el fracaso del proyecto. La herramienta adecuada se integra a la perfección en tus operaciones y reduce los plazos de los proyectos, recorta los costes y mejora la eficiencia del flujo de trabajo. Aprovecha las versiones de prueba y las demostraciones para asegurarte de que se adapta a las necesidades de tu equipo, y plantéate empezar con Modern Requirements4DevOps para sacar partido a sus completas funcionalidades. Empieza hoy mismo tu prueba gratuita de 30 días.
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