BABOK Strategy Analysis: How Business Analysts Define the Right Problem Before Solving It
A deep dive into BABOK strategy analysis. Covers current state...
Comment choisir un outil de gestion des exigences en 6 étapes
Pour fournir des produits et des services de haute qualité et conformes aux normes, vous devez choisir l'outil de gestion des exigences le plus adapté. Les outils de gestion des exigences permettent de documenter, d'analyser, de contrôler, d'organiser, de tracer et d'automatiser de manière efficace et performante l'ensemble des exigences liées à vos activités.
Face à la multitude d'options disponibles, il peut s'avérer difficile de trouver l'outil adéquat. Sans une recherche approfondie, beaucoup finissent par utiliser des applications tierces qui entravent la collaboration, ce qui se traduit par des délais de réalisation plus longs et des coûts plus élevés pour les projets. Selon le Project Management Institute, une mauvaise gestion des exigences entraîne un gaspillage de 5 cents pour chaque dollar dépensé dans les projets et les programmes. Cela représente la somme colossale de 51 millions de dollars gaspillés pour chaque milliard de dollars investi.
Le choix de l'outil qui vous convient dépend du type de projets que vous menez, des parties prenantes impliquées et des défis auxquels vous êtes confrontés pour répondre aux besoins de vos activités.
Ce guide vous aidera à choisir un système de gestion des exigences en tenant compte de six critères :
- Besoins de l'entreprise
- Caractéristiques
- Intégration dans votre flux de travail actuel
- Convivialité
- Adaptation et personnalisation
- Suivi et évaluation
Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir le bon outil de gestion des exigences ?
Comme indiqué ci-dessus, il est important de choisir le bon système de gestion des exigences, mais opter pour un outil inadapté peut s'avérer bien pire. Voici six questions à vous poser pour déterminer quel outil utiliser :
1. Quels sont les besoins de votre entreprise ?
Pour choisir le bon outil de gestion des exigences, il faut procéder à une évaluation approfondie des besoins de votre entreprise. Une approche consiste à identifier les difficultés courantes rencontrées dans votre processus de gestion des exigences et à déterminer les domaines à améliorer, tels que la traçabilité, la collaboration ou la conformité.
L'outil doit également être compatible avec les compétences et les outils dont dispose déjà votre équipe. Assurez-vous qu'il est compatible avec les logiciels que vous utilisez déjà, tels qu'Azure DevOps et Microsoft Office, afin de rationaliser les flux de travail.
Assurez-vous que l'outil respecte les exigences réglementaires propres à votre secteur, telles que les normes ISO ou FDA, et optez pour une solution spécialisée dans votre domaine d'activité. Évaluez les services d'assistance du fournisseur ainsi que les ressources communautaires disponibles pour garantir la maintenance à long terme et l'évolutivité du système.
Par ailleurs, vous devriez également évaluer votre capacité à assurer le support et la maintenance de ce logiciel sur le long terme. En d'autres termes, vous devriez également tenir compte du coût du logiciel lui-même et déterminer si vous aurez besoin d'une assistance informatique pour le mettre en place et le faire fonctionner.
- Quel problème essayez-vous de résoudre ?
- Qui devra l'utiliser ?
- De quels autres outils a-t-il besoin pour fonctionner ?
- Quels sont les résultats qui comptent ?
- Comment cela fonctionnerait au sein de votre organisation
2. Comment se comparent les fonctionnalités de ces outils ?
Lors du choix d'un outil de gestion des exigences, les fonctionnalités sont l'un des premiers critères pris en compte tant par les utilisateurs que par les acheteurs. Bien sûr, les besoins spécifiques de votre organisation peuvent varier, mais lors du choix d'un outil de gestion des exigences, celui-ci devrait offrir les ensembles de fonctionnalités suivants comme point de départ.
Prise en charge de différentes méthodologies: les équipes préfèrent travailler selon leurs cadres de référence habituels, qui dépendent de leur secteur d'activité. Tout système de gestion des exigences doit donc prendre en charge les méthodologies Agile, Waterfall et hybrides, afin de garantir flexibilité et adaptabilité face aux divers besoins des projets. Pour encore plus de flexibilité, les meilleurs outils proposent des modèles de processus tels que BABOK, BABOK Agile, etc.
- Traçabilité: elle garantit que toutes les exigences sont reliées entre elles et suivies tout au long du cycle de vie du projet. La traçabilité aide les équipes à réduire les erreurs et améliore la conformité. Selon The Journal of Empirical Software Engineering, la traçabilité peut accélérer la réalisation d'un projet de 24 % et améliorer sa précision de 50 %.
La meilleure version de cette fonctionnalité offre une traçabilité de bout en bout, permettant aux utilisateurs de créer des matrices de traçabilité en quelques clics. Modern Requirements4DevOps propose deux options de traçabilité : une matrice de traçabilité horizontale et une matrice de traçabilité intersectionnelle.
- Collaboration: il s'agit d'un ensemble de fonctionnalités variées plutôt que d'une fonctionnalité unique. Une meilleure coordination entre les membres de l'équipe se traduit par une exécution plus efficace des projets.
Les outils les plus collaboratifs vous permettent de recueillir les exigences à partir des e-mails, d'informer les équipes de tout changement apporté aux tâches associées et de faciliter les révisions et les validations. - Gestion des versions: dans tout projet DevOps complexe, plusieurs équipes travaillent sur différentes versions d'un même logiciel. Le suivi aisé de ces versions et de leurs liens permet de gérer les changements et de conserver un historique des modifications apportées aux exigences. La meilleure version de cette fonctionnalité inclut une gestion automatisée des versions et des variantes.
- Création et gestion des documents: les équipes ont souvent recours à des documents provenant de diverses sources lorsqu'elles élaborent et organisent leurs idées. Il est donc important qu'un outil de gestion des exigences permette de créer des documents d'exigences complets, mais aussi de télécharger et d'organiser l'ensemble des documents du projet, afin de faciliter la gestion et la recherche d'informations.
Les meilleures fonctionnalités de gestion des exigences, telles que Smart Docs, vous permettent de créer dans Azure DevOps des documents de type MS Word qui se mettent automatiquement à jour dès qu'une modification intervient. De plus, elles vous permettent de télécharger, de transférer et de gérer différentes versions de documents externes dans Azure DevOps, créant ainsi une source unique de vérité.
- Sécurité: Des secteurs tels que la santé, la défense et l'administration publique doivent mettre en place des systèmes de gestion des exigences parmi les plus sophistiqués, car les enjeux sont considérables. Les meilleures solutions peuvent s'intégrer aux normes sectorielles existantes, comme Azure DevOps, et en hériter de certaines fonctionnalités de sécurité, notamment :
- Intégration avec Microsoft Entra ID: système unifié de gestion des identités, authentification multifactorielle (MFA) et accès conditionnel.
- Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC): l'accès des utilisateurs dépend des autorisations qui leur sont accordées et des rôles qu'ils occupent.
- Appartenance à un groupe de sécurité: contrôle d'accès efficace et simplifié pour les groupes de sécurité désignés.
- Fonctionnalités d'audit complètes: suivi des utilisateurs et journaux d'activité relatifs aux modifications apportées au système.
- Conformité internationale : le système est conforme à la plupart des normes de conformité internationales et nationales, telles que ISO 27001:2013, ISO 27018:2019, ISO 26262:2023, HIPAA, les clauses types de l'UE, SOC 1 Type 2, SOC 2 Type 2, la norme allemande C5, ASPICE, etc.
- Chiffrement des données: protection des données au repos et en transit, garantissant leur confidentialité et leur intégrité.
- Réutilisation des exigences: les entreprises doivent réutiliser les exigences d'un projet à l'autre, car celles-ci peuvent présenter des similitudes. La réutilisation des exigences permet de gagner du temps en évitant les doublons et garantit la cohérence entre les projets. Les meilleurs outils de gestion des exigences permettent aux équipes de réutiliser les exigences dans différents projets, collections et serveurs en créant des liens vers les exigences existantes.
- Gestion des exigences par l'IA: À l'instar de nombreux autres secteurs, l'IA générative révolutionne également la gestion des exigences. Des études montrent que l'IA peut augmenter de 66 % la productivité des utilisateurs professionnels dans l'exécution de leurs tâches quotidiennes.
Ainsi, lorsque vous choisissez un outil de gestion des exigences, assurez-vous qu'il intègre une solution d'IA complète et sécurisée dédiée aux exigences. Les meilleurs systèmes d'IA générative pour les exigences vous permettent de recueillir les exigences, d'analyser de grands ensembles de données, de créer des scénarios de test, du pseudocode, et bien plus encore.
3. Cet outil s'intègre-t-il à votre flux de travail actuel ?
Si un outil s'intègre à votre flux de travail, vos collaborateurs pourront l'utiliser plus facilement sans avoir à consulter des documents d'aide qui prennent du temps. Cela permet de rationaliser tous leurs processus et de garantir l'intégrité des données. De plus, l'interconnexion des logiciels garantit une expérience immersive au sein de votre écosystème numérique.
Selon le rapport « State of API Integration », 83 % des entreprises considèrent l'intégration comme la stratégie clé de leur transformation numérique. Il est donc essentiel que votre système de gestion des exigences soit compatible avec le reste de vos solutions logicielles. Cela inclut les suites bureautiques telles que Microsoft Office et Google Apps, les logiciels de gestion de projet, ainsi que les systèmes de gestion des exigences comme Azure DevOps.
4. Cet outil est-il facile à utiliser ?
Un système de gestion des exigences bien conçu peut améliorer la productivité des employés en réduisant le temps que les utilisateurs passent à utiliser l'outil. Les employés qui utilisent des outils bien conçus sont plus productifs.
Recherchez des systèmes dotés de fonctionnalités d'automatisation intelligentes qui gèrent les tâches avec un minimum d'intervention.
Par exemple, Modern Requirements4DevOps propose Smart Docs, un outil qui permet de créer et de mettre à jour des cahiers des charges dynamiques au sein d'Azure DevOps.
5. Peut-on adapter et personnaliser cet outil ?
Un outil rigide et peu flexible empêche votre organisation de s'adapter aux exigences du travail quotidien. Chaque projet a des besoins spécifiques qui nécessitent une stratégie flexible, capable de s'adapter à votre approche. Ainsi, un bon outil s'adapte à votre méthodologie, qu'elle soit Agile, en cascade, hybride ou Scrum.
Si un projet nécessite des rapports avancés, vous devriez pouvoir personnaliser la manière dont votre système collecte et analyse les données afin d'y inclure le contenu souhaité. Si vous utilisez l'IA, votre outil devrait permettre une approche flexible combinant des invites générées par le système et la souplesse d'instructions personnalisées. De tels outils vous aident à générer des spécifications propres au projet, des cas d'utilisation, des Gherkins, et bien plus encore.
6. Comment assurez-vous le suivi et l'évaluation de l'outil ?
Trouver le système qui convient peut parfois relever de l'essai et de l'erreur. Se contenter de faire des recherches et de lire des articles ne suffit pas toujours. Pour savoir s'il répond à vos besoins, vous devez parfois l'essayer par vous-même. Vous devriez trouver un prestataire proposant des démonstrations ou des versions d'essai. Vous pourrez ainsi observer et évaluer son impact sur vos processus de travail et vos résultats. Voici quelques facteurs à prendre en considération :
- Rapports: création de rapports complets et personnalisables. Vous pourriez avoir besoin d'un outil permettant de générer des rapports en un clic, mais aussi d'offrir des fonctionnalités de reporting plus détaillées ou avancées.
- Coût: le coût global de l'outil. Un outil dont le prix d'achat initial est plus élevé peut s'avérer plus économique si l'on tient compte des économies réalisées sur une année. Il convient donc de prendre en considération le coût d'achat initial, les frais d'abonnement, les coûts cachés et le retour sur investissement réel en termes financiers.
- Service client: la qualité et la disponibilité des services d'assistance fournis par le fournisseur. Consultez leur accord de niveau de service (SLA).
- Caractéristiques: dans quelle mesure l'outil répond aux besoins spécifiques de vos collaborateurs, de votre projet ou de votre organisation.
- Version sur site / version cloud: selon les secteurs d'activité, les organisations, voire les services, les besoins en matière de gestion des exigences peuvent varier selon qu'il s'agit d'une solution sur site ou d'une solution cloud. Une solution flexible doit prendre en charge les deux options.
Reconnaître l'importance de la gestion des exigences
Le choix d'un système de gestion des exigences adapté est essentiel, et négliger cet aspect peut entraîner l'échec du projet. Un outil adapté s'intègre parfaitement à vos processus opérationnels, réduit la durée des projets, diminue les coûts et améliore l'efficacité des flux de travail. Testez les versions d'essai et les démonstrations pour vous assurer qu'elles répondent aux besoins de votre équipe, et envisagez de commencer par Modern Requirements4DevOps afin de tirer parti de ses fonctionnalités complètes. Commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit de 30 jours.
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