Gestión de documentos en Azure DevOps con DMS: una guía
La función del Sistema de Gestión de Documentos (DMS) de Modern Requirements4DevOps se ha diseñado para simplificar y optimizar la gestión de documentos en Azure DevOps. Este sistema aborda los retos habituales en la gestión de documentos empresariales, como los flujos de trabajo ineficientes, el control de versiones deficiente y los cuellos de botella en la colaboración dentro de su flujo de trabajo de DevOps.
Como parte de la galardonada herramienta Modern Requirements4DevOps, DMS permite a los equipos mejorar la eficiencia operativa, reducir los errores y acelerar los proyectos. A continuación te explicamos cómo:
Índice
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1. Qué es un sistema de gestión documental
El Sistema de Gestión de Documentos (DMS) es una función integral de gestión de documentos diseñada para gestionar la documentación a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto mediante la carga, la organización y el control de versiones de documentos y carpetas. Optimiza los flujos de trabajo dentro de ADO y Modern Requirements4DevOps, de modo que el trabajo colaborativo se realiza sin esfuerzo gracias a la funcionalidad de extracción y registro, lo que garantiza un control de versiones fluido. En un entorno distribuido en el que múltiples partes interesadas o equipos trabajan en diferentes documentos, el control de versiones del documento no solo proporciona una referencia eficiente, sino que también permite a los usuarios seleccionar cualquier versión anterior y, si es necesario, revertir a cualquier versión anterior.
La interfaz de usuario intuitiva ofrece una experiencia fluida de gestión de documentos dentro de Azure DevOps. DMS también es compatible con muchos formatos de documento habituales, como .doc, .docx, .xls, PDF y otros. Además, admite la mayoría de formatos de imagen y vídeo. Al combinar unas sólidas capacidades de gestión de documentos con una interfaz de usuario sencilla dentro de Azure DevOps, DMS armoniza la documentación del proyecto y mejora el proceso de gestión de requisitos.
2. Características principales del DMS
El módulo de gestión de documentos simplifica el manejo de documentos en Azure DevOps. A continuación se describen las características principales y cómo funcionan:
a. Cargas y descargas sin interrupciones
El sistema de gestión de documentos (DMS) de Azure DevOps permite a los usuarios cargar y descargar archivos y carpetas en diversos formatos con facilidad. Con las carpetas, puedes cargar muchos archivos a la vez conservando la jerarquía dentro de la carpeta.
Puedes arrastrar y soltar archivos y carpetas, o utilizar el selector de archivos habitual para mover documentos al sistema de gestión documental (DMS). Al cargar documentos en Azure DevOps, puedes reducir el tiempo dedicado a copiar y pegar.
b. Control de versiones
Una de las características más destacadas de DMS es su sólido mecanismo de control de versiones. Los usuarios pueden consultar el historial de un documento, descargar versiones anteriores o eliminar una versión anterior.
También pueden volver a una versión anterior del documento si es necesario para comparar o utilizar la versión anterior.
La función de control de versiones ayuda a los equipos a mantener la integridad de los documentos, reducir los errores y minimizar los conflictos, ya que permite realizar un seguimiento de los cambios en los documentos a lo largo del tiempo y revertirlos cuando sea necesario.
c. Comparación de documentos
Una parte fundamental de la gestión de documentos en Azure DevOps es la posibilidad de comparar dos versiones de un documento con marcas de revisión. Esto resulta muy útil durante la fase de revisión y auditoría, ya que tu equipo puede identificar los cambios y asegurarse de que todas las modificaciones sean intencionadas y se hayan implementado correctamente.
d. Gestión de documentos corporativos
Con DMS, es fácil organizar, renombrar y eliminar documentos y carpetas en Azure DevOps. DMS te permite navegar y gestionar archivos con facilidad, lo que ayuda a aclarar la jerarquía y a reducir los errores.
Por último, puedes organizar aún mejor tus archivos creando carpetas dentro del propio DMS.
e. Entrada y salida
La función de extracción y devolución de documentos te permite extraer un documento, realizar cambios y volver a devolverlo. Podrás ver todos los cambios realizados en ese documento. Mientras un usuario tiene un documento extraído, este queda bloqueado para ese usuario y nadie más puede extraerlo ni realizar cambios. Debes devolverlo para que cualquier otra persona pueda realizar cambios.
Esto resulta útil cuando tu flujo de trabajo de DevOps implica realizar cambios en archivos fuera de Azure DevOps.
3. Cuatro ventajas del sistema de gestión documental
- Mantenimiento de la documentación sincronizada con Azure DevOps: La implementación de DMS garantiza que la documentación de su empresa se mantenga sincronizada con las tareas de desarrollo y los repositorios de código en Azure DevOps. Esta sincronización ayuda a los analistas de negocios, los profesionales de cumplimiento normativo, los gestores de proyectos, los desarrolladores y otros profesionales de DevOps a mantenerse al día con los documentos más recientes del proyecto y su historial.
- Mejora de la colaboración: al permitir que varios usuarios de diferentes zonas horarias accedan a los documentos y trabajen en ellos al mismo tiempo, el sistema de gestión documental (DMS) facilita una colaboración más fluida. Además, el control de versiones les permite saber con claridad qué versión del documento están utilizando.
- Mayor productividad: un sistema de gestión documental (DMS) reduce considerablemente el tiempo que los equipos dedican a gestionar documentos. El envío de documentos para su aprobación o revisión es fundamental en las empresas modernas. Un sistema de gestión documental (DMS) reduce el riesgo de errores (como enviar por correo electrónico una versión incorrecta de los documentos) y recorta los costes asociados a una gestión ineficaz de los documentos.
Gracias a funciones como la carga y descarga rápidas, la organización sencilla y el control eficaz de versiones, un DMS permite a tu equipo centrarse más en la toma de decisiones estratégicas de alto nivel. - Reducción de riesgos: Las funciones de control de versiones y comparación de documentos de DMS minimizan los riesgos asociados a la gestión de documentos empresariales. Al evitar sobrescrituras accidentales y facilitar el seguimiento de errores, DMS garantiza que los equipos puedan mantener un alto nivel de fiabilidad y precisión en sus proyectos. Al formar parte de Modern Requirements4DevOps, una solución nativa de Azure DevOps, DMS hereda todos sus protocolos de seguridad, lo que garantiza la protección de sus documentos.
4. El factor Microsoft y los requisitos actuales de DevOps
El sistema de gestión documental mejora Modern Requirements4DevOps al integrarse con su conjunto de herramientas, que incluye:
- Smart Docs: Creación, formato y vinculación de documentos en Azure DevOps.
- Copilot4DevOps: Una herramienta de gestión de requisitos basada en IA que cambia las reglas del juego .
- Informes inteligentes: Generación y uso compartido de informes de instantáneas de proyectos con un solo clic en Azure DevOps.
- Trazabilidad: Trazabilidad de elementos de trabajo en Azure DevOps con matrices de trazabilidad horizontales e intersectoriales disponibles.
Al integrar el sistema de gestión de documentos con estas y muchas otras herramientas de Modern Requirements, puedes convertir Azure DevOps en una única fuente de información fiable.
5. Gestión de documentos en Azure DevOps
La perfecta integración de DMS con Azure DevOps pone de relieve su utilidad en los entornos modernos de DevOps de software y hardware, donde una documentación sólida es tan importante como el propio producto. DMS aporta nuevas y potentes funcionalidades a Modern Requirements4DevOps, integrando a la perfección todo su flujo de trabajo de DevOps en Azure DevOps.
6. FAQ
- ¿Se pueden almacenar documentos en Azure DevOps?
Puedes almacenar documentos en Azure DevOps mediante el Sistema de gestión de documentos (DMS). Este te permite almacenar, ver, cargar y descargar, gestionar versiones, renombrar y eliminar documentos dentro de Azure DevOps. También puedes cargar, descargar y gestionar carpetas mediante el DMS.
- ¿En qué consiste la gestión documental?
Los sistemas de gestión de documentos agilizan el proceso de gestión, seguimiento, control de versiones y almacenamiento de documentos electrónicos, como archivos de Word, imágenes, PDF y otros.
