Azure DevOps Document Management with DMS : A Guide
La fonctionnalité Document Management System (DMS) de Modern Requirements4DevOps a été créée pour simplifier et optimiser la gestion documentaire Azure DevOps. Ce système répond à des défis courants de gestion documentaire d’entreprise tels que des flux de travail inefficaces, un mauvais contrôle des versions et des goulots d’étranglement de collaboration dans votre flux de travail DevOps.
Dans le cadre de l’outil primé Modern Requirements4DevOps, le DMS permet aux équipes d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de réduire les erreurs et d’accélérer les projets. Voici comment faire :
Table des matières
1. Compréhension du système de gestion documentaire
Le Système de gestion documentaire (SGD) est une fonctionnalité complète de gestion documentaire conçue pour gérer la documentation tout au long du cycle de vie du projet grâce au téléchargement, à l’organisation et à la gestion des versions de documents et de dossiers. Il simplifie les flux de travail dans ADO et Modern Requirements4DevOps afin que le travail collaboratif devienne facile grâce aux fonctionnalités de check-out et check-in, assurant un contrôle de version fluide. Dans un environnement distribué où plusieurs parties prenantes ou équipes travaillent sur différents documents, le versionnement du document offre non seulement une base de référence efficace, mais permet aussi aux utilisateurs de sélectionner n’importe quelle version antérieure et, si nécessaire, de revenir à n’importe quelle version antérieure.
L’interface utilisateur intuitive crée une expérience de gestion documentaire fluide dans Azure DevOps. Le DMS peut aussi gérer plusieurs formats de documents courants, notamment .doc, .docx, .xls, PDF, et plus encore. Il peut aussi gérer la plupart des formats d’image et de vidéo. En associant des capacités robustes de gestion documentaire à une interface utilisateur simple dans Azure DevOps, DMS aligne la documentation du projet et améliore votre processus de gestion des exigences .
2. Caractéristiques clés du DMS
Le module de gestion documentaire simplifie la gestion des documents dans Azure DevOps. Voici les principales caractéristiques et leur fonctionnement :
a. Téléchargements/téléchargements fluides
Le DMS dans Azure DevOps permet aux utilisateurs de téléverser et télécharger facilement des fichiers et dossiers dans divers formats. Avec les dossiers, vous pouvez téléverser plusieurs fichiers en même temps tout en gardant la hiérarchie à l’intérieur du dossier.
Vous pouvez glisser-déposer des fichiers et des dossiers ou utiliser le sélecteur de fichiers traditionnel pour déplacer des documents dans un DMS. En téléversant des documents dans Azure DevOps, vous pouvez réduire le temps passé à copier-coller
b. Contrôle de version
L’une des caractéristiques remarquables de DMS est son mécanisme robuste de contrôle de version. Les utilisateurs peuvent consulter l’historique d’un document, télécharger les versions précédentes ou supprimer une version antérieure.
Ils peuvent aussi revenir à une version antérieure du document si nécessaire pour comparer ou utiliser l’ancienne version.
La fonction de contrôle de version aide les équipes à maintenir l’intégrité des documents, à réduire les erreurs et à minimiser les conflits en suivant les changements de documents au fil du temps et en revenant en arrière au besoin.
c. Comparaison de documents
Une partie cruciale de la gestion documentaire Azure DevOps est la possibilité de comparer deux versions d’un document avec des lignes rouges. C’est très utile lors de la phase d’examen et d’audit, car votre équipe peut identifier les changements, s’assurant que toutes les modifications sont intentionnelles et bien mises en œuvre.
d. Gestion documentaire d’entreprise
Avec DMS, il est facile d’organiser, de renommer et de supprimer des documents et dossiers dans Azure DevOps. Le DMS vous permet de naviguer et de gérer facilement les fichiers, ce qui aide à clarifier la hiérarchie et à réduire les erreurs.
Enfin, vous pouvez organiser vos fichiers encore plus en créant des dossiers directement dans le DMS.
e. Enregistrement et départ
La fonction check-in/check-out vous permet de emprunter un document, d’apporter des modifications et de le réintégrer. Vous pourrez voir les modifications apportées à ce document. Même si un document est emprunté par un utilisateur, il est verrouillé à cet utilisateur et personne d’autre ne peut le consulter ou y apporter des modifications. Vous devez le vérifier pour que quelqu’un d’autre puisse faire des modifications.
C’est utile lorsque votre flux de travail DevOps implique de modifier des fichiers en dehors d’Azure DevOps.
3. Quatre avantages du système de gestion documentaire
- Synchroniser la documentation avec Azure DevOps : Mettre en œuvre DMS garantit que votre documentation d’entreprise reste synchronisée avec les tâches de développement et les dépôts de code dans Azure DevOps. Cet alignement aide les analystes d’affaires, les professionnels de la conformité, les gestionnaires de projet, les développeurs et autres professionnels DevOps à rester à jour avec les derniers documents de projet et leur historique.
- Collaboration améliorée : En permettant à plusieurs utilisateurs dans différents fuseaux horaires d’accéder et de travailler sur des documents simultanément, le SGD facilite un travail d’équipe plus fluide. Le contrôle de version leur donne aussi une idée claire de la version du document qu’ils utilisent.
- Productivité accrue : Le DMS réduit considérablement le temps passé par les équipes à gérer les documents. Le routage des documents pour approbation ou rétroaction est crucial dans les entreprises modernes. Un système de gestion documentaire (SGD) réduit le risque d’erreurs (comme envoyer la mauvaise version des documents par courriel) et réduit les coûts associés à une gestion documentaire inefficace.
Avec des fonctionnalités comme les téléchargements rapides, une organisation facile et un contrôle de version efficace, le DMS permet à votre équipe de se concentrer davantage sur la prise de décision stratégique de haut niveau. - Réduction des risques : La fonction de contrôle de versions et de comparaison de documents de DMS minimise les risques associés à la gestion documentaire d’entreprise. En évitant les réécritures accidentelles et en permettant un suivi facile des erreurs, le DMS garantit que les équipes peuvent maintenir une grande fiabilité et précision dans leurs projets. Comme il fait partie de Modern Requirements4DevOps natif Azure DevOps, DMS hérite de tous ses protocoles de sécurité, assurant ainsi la sécurité de vos documents.
4. Le facteur Microsoft et les exigences modernes4DevOps
Le système de gestion documentaire améliore Modern Requirements4DevOps en s’intégrant à sa suite d’outils, qui comprend :
- Smart Docs : Création, mise en forme et lien de documents dans Azure DevOps.
- Copilot4DevOps : Outil révolutionnaire de gestion des exigences en IA.
- Smart Reports : Génération et partage en un clic de rapports instantanés de projet dans Azure DevOps.
- Traçabilité : Traçabilité des items de travail dans Azure DevOps avec des matrices de traçabilité horizontale et intersectionnelle disponibles.
En intégrant le Document Management System avec ces outils et bien d’autres Modern Requirements, vous pouvez étendre Azure DevOps à une seule source de vérité.
5. Azure DevOps Document Management
L’intégration fluide de DMS avec Azure DevOps souligne son utilité dans les environnements DevOps modernes logiciels et matériels, où une documentation robuste est aussi importante que le produit lui-même. Le DMS apporte de nouvelles fonctionnalités puissantes à Modern Requirements4DevOps, intégrant étroitement l’ensemble de votre flux de travail DevOps sous Azure DevOps.
6. FAQ
- Peut-on stocker des documents dans Azure DevOps?
Vous pouvez stocker des documents dans Azure DevOps en utilisant le système de gestion documentaire. Il vous permet de stocker, voir, téléverser/télécharger, versionner, renommer et supprimer des documents dans Azure DevOps. Vous pouvez aussi téléverser, télécharger et gérer des dossiers via le DMS.
- Que fait la gestion documentaire?
Les systèmes de gestion documentaire simplifient le processus de gestion, de suivi, de versionnement et de stockage de documents électroniques comme les documents Word, images, PDF et plus encore.
