Participa en la redacción de requisitos mediante Email Monitor

Participa en la redacción de requisitos mediante Email Monitor

La función «Email Monitor» permite crear elementos de trabajo en tu proyecto de Azure DevOps a través de un medio que no es nativo de Azure DevOps. Es decir, te permite comunicarte con tu proyecto por correo electrónico. A menudo, los equipos se encuentran con situaciones en las que intercambian correos electrónicos sobre requisitos, solicitudes de cambio o errores que deben registrarse, y con frecuencia pueden utilizar los correos electrónicos para llegar a un requisito definitivo que debe añadirse a su proyecto.

Con la función «Email Monitor», tu equipo ya puede convertir directamente esta comunicación externa en una tarea.

Para conocer los casos de uso y el proceso de configuración de Email Monitor, vea el vídeo.

 

Puedes acceder a la página de configuración de Email Monitor yendo a Configuración de la colección/Administración – Extensión Modern Requirement4DevOps – Servicios – Email Monitor.

Al habilitar la función «Monitor de correo electrónico» en el panel de la extensión Modern Requirements4DevOps, puedes especificar una dirección de correo electrónico de monitorización que permita interceptar y crear cualquier elemento de trabajo que se le envíe por correo electrónico. Dado que el sistema intentará capturar todos los correos electrónicos enviados a la dirección de correo electrónico de monitorización, es recomendable utilizar dicha dirección exclusivamente para la función de monitor de correo electrónico.

También es necesario que facilites una dirección de correo electrónico de administrador por si acaso el sistema no pudiera reconocer los correos electrónicos, en cuyo caso se enviará una notificación a dicha dirección.

Puedes especificar qué tipos de elementos de trabajo deseas crear en tu proyecto a partir de esos correos electrónicos capturados.

Los asuntos de los correos electrónicos enviados a la dirección de correo electrónico del Monitor siempre se asignarán a los títulos de los elementos de trabajo que se vayan a crear.

«Proyecto del equipo (predeterminado) » te permite elegir un proyecto predeterminado al que quieras añadir los elementos de trabajo.

Las opciones «Creación de complementos » y «Actualización de complementos » te permiten configurar cuándo deseas añadir el requisito al proyecto.

Para el campo «Descripción»:

Si la opción «Crear elemento de trabajo» está marcada, significa que el sistema utilizará el correo electrónico inicial para crear un nuevo elemento de trabajo y que el cuerpo del correo se convertirá en la descripción de dicho elemento.

Si la opción «Añadir en la actualización» está marcada, significa que la descripción actual del elemento de trabajo creado quedará sustituida por futuras respuestas relacionadas con ese mismo elemento de trabajo.

Para el campo de Historia：

Si la opción «Crear complemento» está marcada, significa que el cuerpo del correo electrónico inicial se asignará a la sección «Discusión» del elemento de trabajo creado.

Si la opción «Añadir a la actualización » está marcada, todas las respuestas intercambiadas en relación con el mismo elemento de trabajo se añadirán a la sección «Discusión».

Los campos «Nombre del remitente», «Correo electrónico del remitente» y «Cuerpo del correo electrónico » te permiten configurar el contenido que deseas añadir en la sección «Descripción» o «Debate» correspondiente.

Caso de uso del servicio de supervisión del correo electrónico

El caso de uso más habitual de la función «Email Monitor» es el siguiente:

Tengo una organización grande y me gustaría que todos los miembros de mi organización añadieran los errores que encuentren en mi software a mi proyecto de Azure DevOps.

Una vez que Email Monitor esté completamente configurado con bugs@myorganization.com, cualquier persona interesada podrá simplemente enviar un correo electrónico a bugs@myorganization.com y así se creará una entrada de error en mi proyecto.

Al mismo tiempo, el correo electrónico que ha dado lugar a la creación del error también se envía a las personas pertinentes de ese proyecto. Los miembros pertinentes pueden ahora participar en el debate sobre ese elemento de trabajo por correo electrónico, y todas las comunicaciones por correo electrónico se añadirán a las propiedades de «Debate» de ese elemento de trabajo dentro de tu proyecto.

Esta función única permite a otras personas contribuir al éxito de tu proyecto sin necesidad de tener acceso completo a tu proyecto de Azure DevOps. Ahora, personas externas pueden participar en el debate sobre un elemento de trabajo sin que sea necesario que les concedas acceso a tu proyecto.

Otros escenarios que podrían interesarte

Añadir elementos de trabajo a proyectos distintos del proyecto predeterminado

Si el remitente no especifica un nombre de proyecto concreto en el cuerpo del correo electrónico, el correo asignado se añadirá al proyecto predeterminado. Si los remitentes desean añadir el requisito a otro proyecto de la misma colección, deberán incluir [ProjectName=GCD] en el cuerpo del correo electrónico (GCD es un nombre de proyecto de ejemplo).

Varios tipos de elementos de trabajo

Entendemos que las partes interesadas de su proyecto pueden querer añadir más de un tipo de elemento de trabajo mediante el uso del Monitor de correo electrónico. ¡Esto también es posible! Basta con seleccionar varios tipos de elementos de trabajo. Por ejemplo, ahora selecciono «User Story» además de «Bug». Cuando su equipo envíe correos electrónicos al buzón del monitor, puede utilizar [WIT=bug] o [WIT=user story] en el cuerpo del correo para especificar a qué tipo de elemento de trabajo debe pertenecer el requisito creado. Si no se especifica el tipo de elemento de trabajo en el cuerpo del correo electrónico, el sistema intentará asignar el correo electrónico al tipo de elemento de trabajo que se corresponda con la categoría de elementos de trabajo que haya seleccionado en la sección «Categoría de elementos de trabajo ».

Añadir contenido adicional a un elemento de trabajo existente

Una vez que el sistema ha registrado el correo electrónico inicial, por defecto, todas las respuestas posteriores se pueden añadir como comentarios del mismo elemento de trabajo. Además, los remitentes pueden incluir [wiid=1997] (siendo 1997 un ID de elemento de trabajo de ejemplo) en el cuerpo del correo electrónico para añadir nuevo contenido al elemento de trabajo existente en cuestión.

Por supuesto, puedes utilizar más de uno de esos comandos especiales en un correo electrónico, según tus necesidades.

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Gestión de requisitos sospechosos mediante el marcado automático

Gestión de requisitos sospechosos mediante el marcado automático

«Dirty Flag / Suspect Link» es un componente de MR Services (antes denominado MR Agent) que se utiliza para identificar elementos de trabajo que podrían verse afectados por la modificación de un elemento de trabajo vinculado, de modo que las partes interesadas pertinentes puedan revisar dichos elementos. Por ejemplo, si una historia de usuario cambia de estado a «activo», los casos de prueba relacionados se marcarían como sospechosos.
 
La función «Suspect Link» contribuye al éxito de tu proyecto al permitir consultar el impacto de los cambios en los elementos de trabajo y, en general, hacerlo más evidente. Puedes considerar esta función como un método para evaluar el impacto de los cambios en los elementos de trabajo dentro de tu proyecto.

¿Cómo funciona Dirty Flag / Suspect Link?

Esta función te permite supervisar los elementos de trabajo que cumplen determinadas condiciones previas. Cuando estos elementos de trabajo cambian, la función de supervisión marcará como sospechosos todos los elementos de trabajo vinculados.

Veamos un ejemplo:

La historia de usuario 1 acaba de pasar al estado «Completada». Si es posible configurar Suspect Link para que active una alerta cada vez que se realice algún cambio en las historias de usuario que se encuentren en estado «Completada» (por ejemplo, un cambio en un campo como «Descripción»).

Esto significa que, si en el futuro se modifica el campo «Descripción» de la historia de usuario 1, todos los requisitos vinculados a ella quedarán marcados con un indicador de modificación.

Esto permite a tu equipo detectar fácilmente si cambia un requisito que cumple con un determinado conjunto de criterios (que tú especificas). Una vez detectado, los elementos de trabajo configurados que estén directamente vinculados se marcarán como «Dirty/Suspect».

Siguiendo con nuestro ejemplo, si cambiara el campo «Descripción» de la historia de usuario 1, podríamos marcar como «en espera» todos los casos de prueba vinculados directamente que pudieran necesitar modificarse para comprobar los nuevos criterios.

Los indicadores de error que se activan en esos casos de prueba adoptarían la forma de una etiqueta de elemento de trabajo.

Las etiquetas aparecen en el editor de elementos de trabajo estándar de Azure DevOps. También puedes personalizar las opciones de columnas en el módulo «Elementos de trabajo y backlogs» para ver un grupo de elementos de trabajo, algunos de los cuales pueden estar marcados con el indicador «Dirty».

En el caso de la etiqueta «Dirty Flag» que se aplica a los elementos de trabajo, dicha etiqueta incluye tanto el ID del elemento de trabajo modificado como su revisión, de modo que tu equipo pueda identificar fácilmente qué requisito se modificó y activó la funcionalidad de la etiqueta «Dirty» o el enlace «Suspect».

Las marcas de «Dirty Flag» pueden eliminarse manualmente una vez que las partes interesadas pertinentes hayan revisado el impacto y realizado las actualizaciones necesarias. La mejor práctica que recomendamos en este caso es añadir otro comentario en el que se explique que la marca «Dirty Flag» se ha eliminado porque se han llevado a cabo las actualizaciones necesarias o porque no se requieren actualizaciones.  

Para obtener más información y conocer el proceso de configuración de Dirty Flag/Suspect Link, vea el vídeo.

 
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Cómo hacer que sus ID de requisitos sean más descriptivos y distintivos utilizando ID personalizados

Cómo hacer que sus ID de requisitos sean más descriptivos y distintivos utilizando ID personalizados

Requisitos modernos 4DevOps ofrece la funcionalidad de añadir ID personalizados a los elementos de trabajo. El objetivo de esta función es hacer que el campo de un elemento de trabajo sea más legible y reconocible. Por ejemplo, «PX-REQ-00001» para el primer elemento de trabajo de requisitos en el Proyecto X.

Nuestra función de ID personalizada ofrece las mismas ventajas, además de las ventajas añadidas de utilizar la ID personalizada en el módulo Consultas.

Los ID personalizados se pueden configurar como una propiedad personalizada que existe en cada uno de sus elementos de trabajo. Los ID personalizados no están diseñados para sustituir al ID del elemento de trabajo, sino que lo complementan.

La propiedad «ID personalizado» ofrece un método sencillo para identificar varios datos necesarios de un elemento de trabajo determinado, todo ello en un solo campo. También resulta ser una herramienta increíblemente útil para identificar una fuente de requisitos en consultas entre proyectos.

Al permitirle consolidar la información en un solo campo, hace que un elemento de trabajo sea más accesible para los usuarios menos involucrados. La función de ID personalizada se ajusta a las siguientes directrices:

A los elementos de trabajo se les puede asignar un código único basado en los diferentes tipos de elementos de trabajo. Por ejemplo, el código de un elemento de trabajo de tipo «Requisito» podría ser REQ, el de un elemento de trabajo de tipo «Historia de usuario» podría ser US y el de un elemento de trabajo de tipo «Error» podría ser BG.

Puede crear el número inicial a partir del cual se incrementarán los tipos de elementos de trabajo. Por ejemplo, puede establecer que la numeración de los ID personalizados de las historias de usuario comience en 1 o 10 000 y que se incremente en cada ID personalizado de las historias de usuario a partir de entonces.

También puede añadir un prefijo de proyecto opcional para cualquier ID personalizado. Por ejemplo, a un nombre de proyecto como «Proyecto X» se le podría asignar el prefijo PX.

Por último, puede optar por incluir el ámbito de cualquier elemento de trabajo. El número de identificación no se repite en el ámbito; el ámbito puede ser equipo, proyecto o colección. El ámbito garantiza que la identificación personalizada será única dentro del ámbito.

Utilizando el ejemplo que se describe en la directriz anterior, un ID personalizado para el primer elemento de trabajo de requisito (00001) en el proyecto X sería «PX-REQ-00001», que es una concatenación del prefijo del proyecto + el código del tipo de elemento de trabajo + el número.

Para obtener más detalles y conocer el proceso de configuración del ID personalizado, vea el vídeo.

 
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