Smart Docs : votre outil tout-en-un pour la documentation Azure DevOps

Êtes-vous un professionnel qui utilise Azure DevOps pour gérer les besoins de projets? Si oui, vous pourriez faire partie de ces personnes qui rencontrent des problèmes pour créer et maintenir la documentation des exigences, car Azure DevOps a des fonctionnalités limitées pour ce domaine. C’est là que Smart Docs comble le vide.

Un sondage récent montre que les travailleurs du savoir passent 50% de leur temps à garder les documents clairs et à jour. Sans systèmes documentaires fiables, 25% des documents sont perdus.

Et si vous pouviez simplifier la création de documents d’exigences structurés et vivants dans Azure DevOps avec un seul outil?

Oui, vous avez bien entendu!

Smart Docs est un module au sein de Modern Requirements4DevOps, un outil offert par Modern Requirements (une solution intégrée nativement pour la gestion des exigences dans Azure DevOps), qui facilite la création et la mise à jour des documents d’exigences dans Azure DevOps.

Qu’est-ce que Smart Docs?

Smart Docs est un système de création et de traitement de documents en ligne intégré directement dans Azure DevOps. Dans le cadre de la Modern Requirements4DevOps Enterprise Edition, ce module offre un éditeur similaire à Microsoft Word pour créer des documents structurés et les modifier.

Smart Docs permet aux équipes de créer un Smart Doc, un document d’exigences de subsistance. Il est conçu pour intégrer les exigences de votre projet avec les données en temps réel de votre arriéré dans les documents. Il garantit toujours que les mises à jour des exigences sont automatiquement reflétées dans le document.

De plus, il simplifie le processus de création de documents en offrant des méta-modèles réutilisables, des modèles de documents, des options de mise en forme de texte familières et d’autres options d’édition sans quitter l’environnement Azure DevOps.

Peu importe le type de documentation des exigences que vous devez gérer avec Smart Docs, il s’adresse à tous, comme :

Documents d’exigences d’affaires
Documents d’exigences du système
Documents d’exigences fonctionnels/non fonctionnels
Documents d’exigences produits

Utiliser Smart Docs directement dans votre espace de travail Azure DevOps garantit que toutes les informations restent cohérentes et accessibles au sein de votre équipe.

Caractéristiques clés qui font ressortir Smart Docs

Smart Docs offre de nombreuses fonctionnalités qui facilitent et rendent la documentation plus efficace dans Azure DevOps. Ces fonctionnalités permettent à votre équipe de créer, mettre à jour et maintenir des documents de projet sans effort.

Voyons ci-dessous quelques-unes des caractéristiques les plus marquantes.

Outils de mise en forme riches : Améliorez votre contenu

Smart Docs offre un ensemble complet d’outils de mise en forme similaires à Microsoft Word qui vous aident à créer des documents professionnels dans Azure DevOps. Son interface conviviale permet une mise en forme facile du texte et du contenu sans avoir besoin de changer d’application.

Les options de mise en forme incluent :

Gras, italique et soulignés
Listes à puces et numérotées
Titres
Tables

Ces outils assurent les normes les plus élevées en gardant votre documentation claire, engageante et facile à naviguer.

Synchronisation instantanée des documents : Gardez-le toujours à jour

La synchronisation instantanée des documents met à jour le Smart Doc dès qu’une modification est effectuée. Ainsi, tous les membres de l’équipe consultent les changements en temps réel et la dernière version des Smart Docs sans aucun délai.

Cela aide aussi à éviter les rafraîchissements manuels inutiles et réduit les risques d’erreurs causées par la référence à des informations obsolètes.

Contrôle de version intelligent : Suivre chaque changement

Avec Smart Version Control, chaque montage est enregistré afin que vous n’ayez aucun problème à suivre un changement. Vous pouvez comparer les versions et restaurer les versions précédentes avec seulement quelques clics.

Cette fonctionnalité offre une trace d’audit claire afin que rien ne soit perdu. Cela augmente la responsabilité et aide les équipes à repérer les erreurs et à les corriger rapidement. Avec le contrôle des versions en place, votre documentation reste fiable et sécurisée.

Modèles réutilisables : créer de la cohérence rapidement

Les modèles réutilisables vous permettent de sauvegarder vos structures de documents préférées pour de futurs projets, assurant que chaque Smart Doc suit un style et une mise en page cohérents.

Smart Docs offre 2 types de modèles :

Méta modèles : Les méta-modèles définissent des structures de documents complètes qui organisent de manière cohérente les sections, les en-têtes et les types de documents. Ils servent de plans pour créer des ensembles de documentation standardisés.
Modèles de documents : Les modèles de documents offrent des mises en page de contenu préconstruites pour chaque document, assurant une mise en page et un style cohérents pour chaque Smart Doc produit dans votre projet.

Importez des documents Word : Migrez vos fichiers hérités sans problème

Smart Docs vous permet d’importer facilement des documents Word existants directement dans votre projet Azure DevOps. Cette fonctionnalité convertit vos fichiers hérités en un format modifiable, préservant votre mise en forme et votre structure d’origine afin que vous n’ayez pas à repartir de zéro.

En migrant votre documentation existante, vous économisez du temps et réduisez les erreurs liées à la saisie manuelle ou au copier/coller. Cette intégration fluide permet à votre équipe de continuer à travailler sur du contenu familier tout en profitant des avantages des mises à jour centralisées en temps réel et de la collaboration au sein de Smart Docs.

Exigences directes liées aux documents de projet

Exigences Directes Le lien entre votre Smart Doc et les exigences du projet. Lorsqu’une exigence change, Smart Doc se met à jour automatiquement, assurant la précision à travers tout le projet.

Cette intégration fluide minimise les mises à jour manuelles et maintient tout le monde aligné avec les dernières informations. C’est particulièrement bénéfique pour les équipes qui doivent maintenir une traçabilité et une conformité strictes, réduisant ainsi les charges administratives et améliorant la collaboration.

Obtenez un essai gratuit de Modern Requirements4DevOps et commencez à utiliser Smart Docs!

Cas d’utilisation réels de Smart Docs

Smart Docs transforme la façon dont les équipes gèrent la documentation des projets dans Azure DevOps. Voici trois exemples concrets qui montrent son impact :

Cas d’utilisation 1 : Éliminer le copier-coller manuellement

Pour les équipes qui passent un temps précieux à copier les exigences d’Azure DevOps dans Microsoft Word, le processus est non seulement lent, mais aussi sujet aux erreurs. Smart Docs vous permet de créer et de maintenir votre documentation directement dans votre projet. Cette méthode intégrée garantit que chaque changement dans l’arriéré se reflète immédiatement dans vos documents, les gardant précis et prêts à être exportés.

Cas d’utilisation 2 : Éviter les efforts en double

Certaines équipes cessent de mettre à jour la documentation parce qu’elles doivent conserver deux dossiers distincts, l’un pour les exigences et l’autre pour les documents. Smart Docs règle ce problème en vous permettant soit de glisser les exigences existantes dans votre Smart Doc, soit de taper de nouvelles directement dans l’éditeur. En conséquence, chaque exigence est automatiquement ajoutée à l’arriéré du projet, créant une source unique et unifiée de vérité qui permet de gagner du temps et d’éviter le travail redondant.

Comment utiliser Smart Docs dans Azure DevOps?

D’abord, assurez-vous que votre projet Azure DevOps est abonné à Modern Requirements4DevOps. Une fois cet abonnement en place, accédez à votre tableau de projet et cliquez sur la section Smart Docs pour commencer à configurer votre flux de travail de documentation.

Étape 1 : Créer un modèle méta

Commencez par concevoir un méta-modèle qui établit la base de votre Smart Doc. Ce modèle détermine où les différents types de contenu, comme les sections contextuelles et les espaces réservés des exigences, seront placés.

Exemple : Si votre équipe produit régulièrement des documents d’exigences d’affaires, mettez en place un méta-modèle avec des sections pour l’introduction, la portée et les exigences. Cette configuration unique peut être réutilisée dans plusieurs projets.

Étape 2 : Créer un nouveau document intelligent

En utilisant le modèle méta, générez un nouveau Smart Doc. Le Smart Doc adoptera automatiquement la structure que vous avez définie, assurant la cohérence et économisant du temps sur la mise en page.

Étape 3 : Ajouter ou importer des exigences

Remplissez votre Smart Doc en ajoutant les exigences de deux façons :

Glisser-déposer : Importez les exigences existantes de votre backlog Azure DevOps directement dans votre Smart Doc.
Créer du nouveau : Tapez les nouvelles exigences directement dans le document intelligent, et elles seront automatiquement ajoutées à l’arriéré de votre projet. Cette approche unifiée minimise le travail redondant.

Étape 4 : Utilisez des modèles de documents réutilisables

Si votre équipe a du contenu standard que vous utilisez à plusieurs reprises, créez un modèle de document. Cela vous aide à générer rapidement de nouveaux Smart Docs avec une mise en page et un style prédéfinis, réduisant ainsi le temps d’installation et assurant l’uniformité.

Étape 5 : Gérer les versions et les envoyer pour révision

Après avoir modifié votre Smart Doc, créez une nouvelle version pour suivre les changements au fil du temps. Cette gestion de versions vous permet de comparer les itérations et de maintenir un historique des mises à jour.

Enfin, utilisez le module de révision intégré dans Modern Requirements4DevOps pour envoyer le Smart Doc afin de recueillir des commentaires des parties prenantes. Ce processus d’examen collaboratif aide à finaliser le document en un cycle efficace, en maintenant tout précis et à jour.

Copilot4DevOps : Votre assistant IA pour créer des documents avec Smart Docs

Lorsque vous vous abonnez à Modern Requirements4DevOps, vous recevez aussi la version gratuite de Copilot4DevOps Lite. Cet outil d’IA intelligent aide votre équipe à recueillir les nouvelles exigences avec un minimum d’effort manuel et garantit que votre documentation reste à jour

Vous pouvez invoquer Copilot4DevOps à partir de l’arriéré ou à partir de Smart Docs pour utiliser l’IA afin de générer ou d’ajouter des documents de différentes façons :

Suscitation de nouvelles exigences : Copilot4DevOps peut traiter les entrées et générer de nouvelles exigences, qui sont instantanément ajoutées à votre Smart Doc. Voici comment ça fonctionne :

Générez des exigences de haute qualité, des fonctionnalités, des bogues, des cas de test, et plus encore.
Analysez la qualité des documents en utilisant diverses méthodes de rédaction et de priorisation (6C, MoSCoW, INVEST, etc.)
Convertir les exigences en différents formats comme les histoires utilisateur, les cas d’utilisation et Gherkin.
Créez des invites personnalisées pour des sections spécifiques de documents ou des blocs de texte standard afin d’accélérer la génération des éléments de travail.
Résumé, paraphrasez ou développez des documents.

En automatisant ces tâches, Copilot4DevOps fait gagner du temps et minimise les erreurs, gardant votre documentation fiable et à jour.

Vous pouvez utiliser Copilot4DevOps gratuitement pour augmenter la productivité de votre équipe grâce à la gestion des exigences pilotée par l’IA. Vous pouvez aussi passer à Copilot4DevOps Plus ou Ultimate pour obtenir des fonctionnalités encore plus intuitives.

Azure DevOps et Modern Requirements4DevOps

Smart Docs est une fonctionnalité de Modern Requirements4DevOps, une solution de gestion des exigences de premier ordre . Il étend Azure DevOps en une solution complète puisqu’il est le seul outil de gestion des exigences intégré nativement dans ADO. En plus de Smart Docs, il offre aussi des fonctionnalités intuitives de gestion documentaire telles que :

Smart Reports : Génération et partage en un clic de rapports instantanés de projet dans Azure DevOps.
Traçabilité : Traçabilité des items de travail dans Azure DevOps avec des matrices de traçabilité horizontale et intersectionnelle disponibles.
Réutilisation des exigences : Vous pouvez récupérer les exigences stockées et les implémenter dans un nouveau projet grâce à un outil de réutilisation très efficace.
Système de gestion documentaire : conçu pour gérer la documentation tout au long du cycle de vie du projet par le téléchargement, l’organisation et la gestion des versions de documents et de dossiers.
FAQ: Utilisez un ensemble préexistant de listes de questions ciblées, regroupées par attribut du système et catégorisées selon celles-ci :
- Opérationnel
- Révisionnel
- Transitionnel

En combinant Smart Docs avec la vaste gamme de fonctionnalités de Modern Requirements4DevOps, vous pouvez augmenter radicalement la productivité de vos employés et économiser des coûts.

Réflexions finales

Le module Smart Docs de Modern Requirements4DevOps et son outil d’IA, Copilot4DevOps, peuvent simplifier votre processus de documentation dans Azure DevOps. Ils veillent à ce que chaque exigence reste exacte et en vigueur.

Ces outils simplifient les flux de travail et réduisent les efforts manuels, permettant à votre équipe de se concentrer sur un travail à valeur ajoutée. Des mises à jour constantes mènent à de meilleurs résultats de projet.

N’oubliez pas de créer des modèles réutilisables et de gérer les versions pour une amélioration continue. Cette pratique favorise une meilleure collaboration et la fiabilité des documents.

Commencez votre essai gratuit dès aujourd’hui et voyez comment Smart Docs peut améliorer votre processus de création de documents dans Azure DevOps!