Requisitos de presentación de informes: una guía detallada

Hay demasiados equipos que elaboran informes que nadie lee ni entiende.

Esto ocurre cuando los requisitos para la elaboración de informes no se planifican adecuadamente. Cuando los equipos desconocen el propósito del informe, el público destinatario, las fuentes de datos y otros detalles clave al elaborarlo, suelen acabar creando un documento basado en conjeturas.

Ahí es donde entran en juego los requisitos de información. Aportan orden al caos al definir exactamente qué hay que comunicar, por qué es importante y a quién beneficia.

Este blog te ayuda a comprender qué son los requisitos de presentación de informes, cómo elaborar un documento de requisitos de presentación de informes, qué debe incluir y qué herramientas modernas se pueden utilizar para crear dichos documentos.

¿Cuáles son los requisitos de presentación de informes?

Los requisitos de presentación de informes son normas escritas sencillas que explican qué tipo de informe hay que presentar, qué información debe incluir, quién lo recibirá y con qué frecuencia debe elaborarse.

En lugar de peticiones imprecisas como« Envíameel informemensual», estos requisitos aportan total claridad. Por ejemplo, pueden especificar qué campos de datos deben incluirse, si hay que añadir gráficos y qué formato de archivo se espera.

Por lo general, estos requisitos de presentación de informes los elaboran los miembros del equipo que solicitan el informe. Por ejemplo:

• Un gestor de proyectos puede elaborar los requisitos para el informe semanal de estado, y los equipos de desarrollo los utilizan para preparar dicho informe.
• El responsable financiero prepara los requisitos para un informe mensual de desglose de gastos, y el equipo de contabilidad los utiliza al elaborar el informe.

Por lo tanto, cuando los equipos cuentan con unos requisitos de presentación de informes claros y bien estructurados, pueden elaborar los informes sin confusiones y evitar retrasos.

Documento sobre requisitos de presentación de informes: explicación de los componentes clave

Un documento de requisitos de presentación de informes (RRD) o una plantilla contiene información sobre la finalidad del informe, el público destinatario, las necesidades de información y la periodicidad. Además, describe qué datos deben recopilarse, su formato y otra información importante.

Al definir todos los requisitos de presentación de informes en el RRD, los equipos pueden estandarizar el proceso de elaboración de informes. Esto ayuda a los desarrolladores, analistas de negocios, jefes de proyecto, jefes de equipo, etc., a mantenerse en sintonía sobre qué se informa y por qué.

Elementos clave que deben incluirse:

• Objetivo del informe: Define las metas y los objetivos del informe. Por ejemplo: «Este informe se elaborará para realizar un seguimiento del avance del proyecto y proporcionar información actualizada al director del proyecto».
• Destinatarios: define quién leerá o utilizará el informe. Por ejemplo, podría tratarse del director general de la empresa, la alta dirección, un cliente, etc. El informe debe tener una estructura y un tono acordes con los destinatarios.
• Frecuencia de generación de informes: indica la periodicidad con la que debe generarse el informe. Puede generarse semanalmente, quincenalmente, mensualmente o trimestralmente.
• Partes interesadas: Esto incluye los nombres y los cargos de las personas que van a participar en el proceso de elaboración del informe.
• Fuentes de datos: Ofrece información clara sobre las fuentes de las que los equipos deben recabar datos, incluyendo datos sobre la situación actual, tendencias, etc.
• Análisis y interpretación de datos: contiene información sobre cómo analizar los datos recopilados y, al final, incluye detalles y la estructura de los resultados escritos obtenidos a partir del análisis de datos.
• Protección y acceso a los datos: En él se describen las normas relativas al almacenamiento, el intercambio y la privacidad de los informes.
• Recomendaciones o medidas (si procede): En esta sección se describen los requisitos para redactar recomendaciones, llamadas a la acción o pasos a seguir al final del informe.

Cómo redactar un documento sobre requisitos de presentación de informes: una guía paso a paso

Ya hemos visto los elementos clave de la plantilla del informe de requisitos, pero ahora vamos a ver cómo utilizarlos de forma eficaz para elaborar un informe de requisitos sólido.

Paso 1: Aclara por qué se necesita el informe

El primer paso es el análisis de requisitos, con el fin de aclarar por qué se necesita el informe, quién lo necesita y cuáles son sus objetivos principales. Repasa los componentes clave enumerados en la sección anterior y comprende qué aspectos deben tratarse en cada uno de ellos.

También puede obtener esta información hablando con la persona que ha solicitado el informe. Una vez que tenga todos los detalles sobre el informe, puede anotar los requisitos de presentación.

Paso 2: Preparar una plantilla de requisitos de presentación de informes