Obligations de déclaration : guide détaillé

Trop d'équipes produisent des rapports que personne ne lit ni ne comprend.

Cela se produit lorsque les conditions nécessaires à la création de rapports ne sont pas correctement planifiées. Lorsque les équipes ne connaissent pas l'objectif du rapport, son public cible, ses sources de données et d'autres détails essentiels au moment de sa création, elles finissent souvent par produire un document fondé sur des suppositions.

C'est là qu'interviennent les obligations de déclaration. Elles apportent une structure à ce chaos en précisant exactement ce qui doit être déclaré, pourquoi c'est important et à qui cela profite.

Ce blog vous aide à comprendre ce que sont les exigences en matière de reporting, comment rédiger un document décrivant ces exigences, ce qu'il faut y inclure, ainsi que les outils modernes qui peuvent être utilisés pour créer ce type de document.

Quelles sont les obligations de déclaration ?

Les obligations en matière de rapports sont des règles écrites simples qui précisent le type de rapport à établir, les informations qu'il doit contenir, ses destinataires et la fréquence à laquelle il doit être établi.

Au lieu de demandes vagues telles que« Envoyez-moile rapport mensuel», ces exigences apportent une clarté totale. Elles peuvent par exemple préciser les champs de données à inclure, s’il faut ajouter des graphiques et quel format de fichier est attendu.

Ces rapports sont généralement rédigés par les membres de l'équipe qui en ont fait la demande. Par exemple :

• Un chef de projet peut définir les exigences pour le rapport d'avancement hebdomadaire, et les équipes de développement s'en servent pour rédiger ce rapport.
• Un responsable financier définit les critères nécessaires à l'établissement d'un rapport mensuel détaillant les dépenses, et l'équipe chargée de la comptabilité s'en sert pour établir ce rapport.

Ainsi, lorsque les équipes disposent d'exigences claires et bien structurées en matière de rapports, elles peuvent établir ces derniers sans aucune confusion et éviter les retards.

Document sur les obligations de déclaration : explication des principaux éléments

Un document ou un modèle décrivant les exigences en matière de rapports (RRD) contient des informations sur l'objectif du rapport, son public cible, les besoins en matière de rapports et la fréquence de ceux-ci. Il précise également les données à collecter, leur format et d'autres informations importantes.

En définissant toutes les exigences en matière de reporting dans le RRD, les équipes peuvent uniformiser le processus de création des rapports. Cela permet aux développeurs, aux analystes métier, aux chefs de projet, aux chefs d'équipe, etc., de rester sur la même longueur d'onde quant au contenu des rapports et à leur raison d'être.

Éléments clés à inclure :

• Objectif du rapport : il définit les buts et les objectifs du rapport. Par exemple : « Ce rapport sera rédigé afin de suivre l'avancement du projet et de tenir le chef de projet informé. »
• Public cible : il s'agit de définir qui lira ou utilisera le rapport. Il peut s'agir, par exemple, du PDG de l'entreprise, de la direction, d'un client, etc. La structure et le ton du rapport doivent être adaptés au public cible.
• Fréquence de génération : ce paramètre indique à quelle fréquence le rapport doit être généré. Il peut être généré chaque semaine, toutes les deux semaines, chaque mois ou chaque trimestre.
• Parties prenantes : cette section comprend les noms et les fonctions des personnes qui participeront au processus d'élaboration du rapport.
• Sources des données : ce document fournit des informations claires sur les sources auprès desquelles les équipes doivent collecter des données, notamment les situations actuelles, les tendances, etc.
• Analyse et interprétation des données : cette section contient des informations sur la manière d'analyser les données recueillies et, à la fin, présente les détails et la structure des résultats écrits issus de cette analyse.
• Protection et accès aux données : ce document définit les règles relatives au stockage, au partage et à la confidentialité des rapports.
• Recommandations ou mesures à prendre (le cas échéant) : cette section décrit les consignes à suivre pour rédiger des recommandations, des appels à l'action ou les étapes suivantes à la fin du rapport.

Comment rédiger un document sur les exigences en matière de reporting : un guide étape par étape

Nous avons déjà passé en revue les éléments clés du modèle de rapport sur les exigences, mais voyons maintenant comment les utiliser efficacement pour élaborer un rapport solide.

Étape 1 : Déterminez clairement pourquoi ce rapport est nécessaire

La première étape consiste à analyser les besoins afin de déterminer pourquoi ce rapport est nécessaire, à qui il s'adresse et quels sont ses principaux objectifs. Passez en revue les éléments clés énumérés dans la section précédente et identifiez les informations qui doivent y figurer.

Vous pouvez également obtenir ces informations en interrogeant la personne qui a demandé le rapport. Une fois que vous disposez de tous les détails concernant le rapport, vous pouvez noter les exigences relatives à celui-ci.

Étape 2 : Préparer un modèle de rapport