Gestión del cambio de requisitos: ¿qué es y por qué es importante?

Es raro que los proyectos sigan el plan inicial de principio a fin. Una vez que los equipos comienzan el proyecto, surgen nuevas necesidades empresariales, las partes interesadas reevalúan sus requisitos y los equipos técnicos descubren limitaciones que no eran evidentes al principio. Cada una de estas situaciones ejerce presión sobre los equipos de desarrollo para que modifiquen los requisitos.

Si esos cambios no se gestionan con cuidado, pueden alterar los plazos y los presupuestos. Los pequeños ajustes pueden parecer inofensivos, pero sin una estructura adecuada pueden derivar en defectos o en el incumplimiento de los hitos.

La gestión de cambios en los requisitos es la práctica que se encarga de gestionar los cambios propuestos durante el proceso de desarrollo del producto. Convierte las solicitudes iniciales en un flujo de trabajo estructurado para implementar el cambio, garantizando que el resto del proyecto no se vea afectado.

Analicemos en qué consiste la gestión del cambio y veamos paso a paso cómo llevarla a cabo.

¿Qué es la gestión de cambios en los requisitos?

La gestión de cambios en los requisitos es un enfoque estructurado para gestionar los cambios en los requisitos de un proyecto. Garantiza que las solicitudes de cambio se analicen, revisen, aprueben y documenten adecuadamente a lo largo de todo el ciclo de vida del desarrollo antes de su implementación.

En lugar de tratar todas las solicitudes como urgentes, el proceso establece un filtro. De este modo, se garantiza que solo se aprueben los cambios justificados y valiosos, mientras que los demás se registran para su posterior consideración o se rechazan directamente.

He aquí por qué la gestión del cambio es importante en la ingeniería de requisitos:

• Evita la desviación del alcance: la gestión del cambio ayuda a los equipos a evitar cambios de escaso valor o que se salen del alcance del proyecto.
• Evita los sobrecostes: los cambios imprevistos pueden suponer un gasto adicional para el proyecto, lo que puede provocar sobrecostes.
• Ahorra tiempo: los cambios suponen más trabajo. Por eso, los equipos deben dedicar más tiempo al proyecto y esforzarse más.

Al integrar la gestión del cambio en la ingeniería de requisitos, los equipos pueden satisfacer a la perfección las necesidades cambiantes del proyecto.

¿Cuándo es necesario gestionar los cambios en los requisitos?

La gestión del cambio es importante en diversas situaciones, entre ellas:

• Comentarios de las partes interesadas: cuando los equipos reciben comentarios de las partes interesadas o de los clientes, deben modificar los requisitos existentes.
• Cambios en las dependencias: cuando se introducen actualizaciones en API de terceros, software de proveedores o componentes de hardware.
• Actualizaciones normativas: En sectores regulados como la sanidad, el sector aeroespacial o la defensa, cuando se introducen nuevas leyes o normas sectoriales, los equipos deben adaptar los requisitos para garantizar su conformidad.
• Cambios en el mercado: acciones de la competencia o modificaciones en la estrategia empresarial que exigen nuevas capacidades.
• Corrección de errores: cuando los desarrolladores de productos detectan limitaciones del sistema, problemas de integración o detectan alguna deficiencia, deben actualizar los requisitos para subsanarlas.

Proceso de gestión de cambios en los requisitos: explicación paso a paso

¿Sabías que el 70 % de las iniciativas de cambio fracasan debido a una gestión ineficaz del cambio? Por eso, es fundamental contar con un proceso estructurado para la gestión del cambio. Tras entrevistar a los jefes de proyecto, los propietarios de producto, etc., hemos elaborado el siguiente proceso paso a paso para gestionar los cambios en los requisitos:

1. Identificación y registro de cambios: El primer paso consiste en identificar el objetivo del cambio, quién lo ha solicitado y cómo se ajusta a los objetivos del proyecto. Este paso ayuda a los equipos a evitar la desviación del alcance y a descartar los cambios de escaso valor.
2. Análisis del impacto del cambio: En el segundo paso, los equipos deben evaluar cómo afectará el cambio a las características actuales del proyecto y cómo influirá en las dependencias. Esto ayuda a identificar los riesgos asociados al cambio antes de implementarlo.
   Copilot4DevOps, un asistente de IA para la gestión de requisitos dentro de Azure DevOps, ayuda a los equipos a identificar, mediante IA, cómo afectará a otros elementos de trabajo la modificación de determinados elementos de trabajo de Azure.
3. Evaluación y decisión: Los equipos evalúan los recursos necesarios —como el presupuesto, el tiempo, etc.— y los riesgos asociados al cambio. Posteriormente, el Comité de Control de Cambios (CCB) o los responsables de la toma de decisiones adoptan la decisión final sobre si merece la pena implementar el cambio.
4. Documentación del cambio: Una vez que el cambio se aprueba en el tercer paso, los equipos deben documentarlo. De este modo, pueden mantener un registro de quién presentó la solicitud de cambio, cómo se evaluó el impacto del cambio, quién aprobó la solicitud, cómo se abordaron los riesgos asociados y, por último, cómo se implementó el cambio.
5. Planificación y ejecución: El penúltimo paso consiste en actualizar los requisitos existentes para introducir un nuevo cambio y asignarlo a los miembros del equipo correspondientes para que actualicen los componentes del producto afectados.
6. Verificación y supervisión: Antes de cerrar la solicitud de cambio, comprueba que las funciones del producto funcionan según lo previsto y que la implementación del cambio se ha realizado correctamente. 

Mejores prácticas en la gestión del cambio

Si siguen las siguientes prácticas recomendadas para la gestión de cambios en la ingeniería de requisitos, los equipos podrán gestionar eficazmente los cambios, minimizar los riesgos y garantizar que el proyecto se mantenga en consonancia con los objetivos.

• Estandarizar el procedimiento de control de cambios: desarrollar un proceso claro para la gestión de cambios. De este modo, cada vez que se reciba una nueva solicitud de cambio, esta podrá analizarse, evaluarse, documentarse y aplicarse sin ningún riesgo.
• Crear un Comité de Control de Cambios (CCB): El CCB debe encargarse de evaluar las solicitudes de cambio y de aprobarlas o rechazarlas, pero no todos los miembros del equipo.
• Priorizar los cambios: Los equipos deben priorizar los cambios en función de su impacto, la relación coste-beneficio y otros factores. Para priorizar los cambios se pueden utilizar marcos de análisis de requisitos como MosCow.
• Comunicar los cambios a todos los miembros del equipo: una vez aprobados los cambios, deben comunicarse a todos los miembros del equipo y a las partes interesadas. De este modo, todos los miembros del equipo estarán al corriente.
• Utiliza una herramienta de gestión de cambios: en lugar de recurrir a documentos dispersos o al correo electrónico, utiliza herramientas de gestión de cambios que permitan a los equipos revisar y documentar los cambios de forma colaborativa. De este modo, todo estará en un solo lugar. 

Modern Requirements4DevOps: herramienta para la gestión de cambios en los requisitos

Modern Requirements4DevOps es una herramienta de gestión de cambios en los requisitos que funciona como una extensión en Azure DevOps. La herramienta ofrece diversas funciones para el seguimiento, la evaluación, la revisión y la implementación de cambios.

Por ejemplo, al utilizar la función de análisis de impacto, los equipos pueden evaluar rápidamente cómo afectará el cambio a otras tareas, a los objetivos del proyecto y al presupuesto, así como si se necesitará un esfuerzo adicional para implementar el cambio.