Methoden zur Anforderungserfassung: Der ultimative 6-Schritte-Leitfaden
Die Anforderungserfassung ist der Prozess, bei dem durch das Sammeln detaillierter Informationen über die Bedürfnisse der Beteiligten definiert wird, was ein Projekt leisten soll. Sie ist von entscheidender Bedeutung, da sie das Fundament eines Projekts bildet und den Teams hilft, Missverständnisse zu vermeiden und den Projektumfang zu steuern. KI hat diesen Prozess durch die Einführung neuer Tools und Effizienzsteigerungen grundlegend verändert. Dieser Beitrag skizziert einen sechsstufigen Ansatz für eine effektive Anforderungserfassung und stellt neue KI-Technologien vor, die Ihren Prozess der Anforderungserfassung beschleunigen können.
Inhaltsverzeichnis
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1. Warum ist die Erfassung von Anforderungen wichtig?
Eine effektive Anforderungserfassung wirkt sich unmittelbar auf den Erfolg eines Projekts aus. Nach Angaben der NASA verzeichneten Projekte, bei denen weniger als 5 % der Gesamtkosten des Projekts oder Programms für den Anforderungsprozess aufgewendet wurden, Kostenüberschreitungen von 80 % bis 200 %. Im Gegensatz dazu lagen die Kostenüberschreitungen bei Projekten, die 8 % bis 14 % investierten, unter 60 %.
Die Erfassung der Anforderungen ist also wichtig, weil:
- Es gibt Aufschluss darüber, wie gut das Entwicklungsteam den Projektumfang und die Erwartungen der Stakeholder versteht, was sich auf die Projektplanung, die Durchführung und die Zufriedenheit mit den Endergebnissen auswirkt.
- Es gewährleistet eine effiziente Ressourcennutzung.
- Es verringert das Ausfallrisiko.
- Es verbessert die Kommunikation mit den Interessengruppen.
- Es erhöht die Erfolgsquote von Projekten.
- Eine gute Erfassung der Anforderungen trägt wirksam zur Risikominderung bei.
Andererseits können mangelhafte Methoden zur Erfassung von Anforderungen die Projektergebnisse erheblich beeinträchtigen:
- Höhere Kosten: Sind die Anforderungen nicht klar definiert, benötigt das Projekt möglicherweise mehr Ressourcen oder Zeit für die Fertigstellung, was zu höheren Kosten führt.
- Projektverzögerungen: Unklare oder sich ändernde Anforderungen können zu Verzögerungen führen, da das Team möglicherweise bereits geleistete Arbeit wiederholen muss. Bei manchen ineffizienten Projekten kann die Erfassung der Anforderungen bis zu 25 % der Gesamtlaufzeit des Projekts in Anspruch nehmen.
- Mangelhafte Qualität des Endprodukts: Wenn das Team kein klares Verständnis davon hat, was es entwickelt, entspricht das Endprodukt möglicherweise nicht den erwarteten Qualitätsstandards.
- Geringe Nutzerzufriedenheit: Wenn das Endprodukt aufgrund einer unzureichenden Anforderungserfassung nicht den Bedürfnissen der Nutzer entspricht, ist die Nutzerzufriedenheit gering.
- Projektmisserfolg: In extremen Fällen kann eine unzureichende Anforderungserfassung zum Scheitern des Projekts führen, was Zeit- und Geldverschwendung sowie enttäuschte Kunden zur Folge hat.
Rufschädigung: Wiederholte Projektmisserfolge oder Ergebnisse von minderer Qualität können dem Ruf des Teams oder der Organisation schaden.
2. Welche Phasen umfasst die Anforderungserfassung?
Schritt 1 – Ermittlung der Interessengruppen
Zu Beginn eines Projekts ist es entscheidend, die Interessengruppen zu identifizieren. Je nach ihrem direkten Einfluss und ihrer Wirkung auf das Projekt lassen sich die Interessengruppen in primäre, sekundäre und tertiäre Gruppen einteilen. Zu den wirksamen Strategien zur Einbindung gehören Interviews mit den Interessengruppen, gezielte Workshops und regelmäßige Kommunikation, um deren kontinuierliche Beteiligung und Engagement sicherzustellen.
Schritt 2 – Techniken zur Anforderungserfassung
Die Anforderungserfassung ist der Prozess der Sammlung von Informationen bei den Beteiligten, um die detaillierten Projektanforderungen zu definieren. Zu den Methoden zählen Interviews, Umfragen, Fokusgruppen und direkte Beobachtungen. In letzter Zeit haben KI-Tools wie begonnen, diesen Prozess zu automatisieren, wodurch er effizienter und umfassender wird. Die Wahl der richtigen Erfassungsmethode hängt stark vom Projektumfang und der Verfügbarkeit der Beteiligten ab.
- Interviews: Eine gängige und direkte Methode, bei der den Beteiligten Fragen gestellt werden, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu erfassen.
- Brainstorming: Eine Gruppen- und Kreativtechnik, die dazu dient, neue Ideen zu entwickeln und Lösungen für bestimmte Probleme zu finden, wobei Fachleute, Experten und Interessengruppen einbezogen werden.
- FAQs: Listen mit vorformulierten Fragen, die Sie an die spezifischen Anforderungen Ihres Projekts anpassen können.
- Fokusgruppe: Eine subjektive und moderierte Methode, bei der eine Gruppe von Personen zu ihren Wahrnehmungen, Meinungen, Überzeugungen und Einstellungen gegenüber einem Produkt, einer Dienstleistung, einem Konzept oder einer Idee befragt wird.
- Stakeholder-Analyse: Mit dieser Methode werden die Stakeholder, die von dem System betroffen sein werden, ermittelt und nach Priorität geordnet.
- Laddering: Eine strukturierte und hierarchische Methode, die dazu dient, die Beziehungen zwischen verschiedenen Anforderungen zu verstehen.
- Quality Function Deployment: Eine kundenorientierte und matrixbasierte Methode, mit der Kundenanforderungen in technische Anforderungen für ein Produkt umgesetzt werden.
- Umfragen/Fragebögen: Eine groß angelegte quantitative Methode, bei der anhand eines vorab festgelegten Fragenkatalogs Daten von vielen Befragten erhoben werden.
- Dokumentenanalyse: Eine Analysemethode, bei der vorhandene Systemdokumentation geprüft wird, um Anforderungen zu ermitteln.
- Erfassung von Anforderungen mithilfe von KI: Eine neue Methode, bei der generative KI-Lösungen wie Copilot4DevOps genutzt werden, um Anforderungen, Diagramme, Anwendungsfälle, Testfälle, Standardarbeitsanweisungen, Dokumente, User Stories und vieles mehr zu erstellen.
Schritt 3 – Anforderungsdokumentation
Die Dokumentation von Anforderungen ist unerlässlich, um Klarheit zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Dazu können User Stories, Anwendungsfälle oder detaillierte Dokumente zu den Geschäftsanforderungen gehören. Teams und Unternehmen nutzen im Rahmen ihrer Anforderungsdokumentation verschiedene Methoden wie Agile, die Business Process Modeling Notation (BPMN), Gantt-Diagramme, Flussdiagramme, Lückenanalysen, Prototyping und vieles mehr.
In der Regel ist die Dokumentation ein mühsamer Prozess, der mit Fehlern und Ineffizienzen behaftet ist. Selbst bei gängigen Lösungen für das Anforderungsmanagement kann das Kopieren und Einfügen von Anforderungen mühsam und umständlich sein. Dies gilt insbesondere bei der Arbeit an großen und komplexen Projekten mit ALM-Tools wie Azure DevOps.Â
Manchmal reichen die verfügbaren Tools jedoch nicht aus, um die Anforderungen von Mitarbeitern wie Business-Analysten, Qualitätssicherern, Entwicklern, Projektverantwortlichen usw. zu erfüllen. Die Dokumentation in Azure DevOps erfolgt in der Regel durch Kopieren und Einfügen aus und in Word-Dokumente. Die Organisation in Ordnern ist ebenso schwierig wie die Erstellung von Berichten. Modern Requirements4DevOps schließt diese Lücke, indem es preisgekrönte Tools für die Dokumentation und das Anforderungsmanagement direkt in Azure DevOps bereitstellt. Eine gute Dokumentation ist für eine effektive Projektplanung und -durchführung von entscheidender Bedeutung, und es stehen mehrere Tools zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen können.
1. Smart Docs: Hierbei handelt es sich um ein direkt in Azure DevOps integriertes Online-System zur Dokumentenerstellung, das Microsoft Word bei der Verwaltung von Anforderungen ersetzen soll. Es verfügt über eine ähnliche Benutzeroberfläche wie Word, wodurch sich das Kopieren und Einfügen von externen Dokumenten in Azure DevOps reduziert.
2. Intelligente Berichte: Mit dieser Funktion können Benutzer die Formatierung ihrer Berichte vor der Erstellung individuell anpassen und die Berichte im PDF-, Word- oder HTML-Format ausgeben.
3. Dokumentenverwaltung: Es vereinfacht und optimiert die Dokumentenverwaltung in Azure DevOps durch Funktionen wie Hoch- und Herunterladen, Ein- und Auschecken sowie weitere Funktionen zur Ordnerverwaltung. Es hilft dabei, ineffiziente Arbeitsabläufe, mangelhafte Versionskontrolle und Engpässe bei der Zusammenarbeit zu beseitigen.
4. Erstellung von Dokumenten und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) mittels KI: Mit KI-Tools wie Copilot4DevOps können Sie anhand von Eingabeaufforderungen und Arbeitsaufgaben professionelle Dokumente und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) erstellen. Zu den Dokumenttypen, die Sie erstellen können, gehören Produktanforderungsdokumente (PRDs), Geschäftsanforderungsdokumente (BRDs), Anforderungsspezifikationen, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und vieles mehr. Sie können auch geltende Industriestandards und Produkttypen angeben. Außerdem können Sie Ihre hochwertigen Artefakte in Word, PDF oder direkt als Arbeitselemente bearbeiten und speichern.
Schritt 4 – Anforderungsanalyse und Priorisierung
Sobald Sie die Anforderungen erfasst und dokumentiert haben, müssen Sie diese analysieren und priorisieren. Eine einfache Prioritätenliste mit den Stufen „niedrig“, „mittel“ und „hoch“ erweist sich in der Regel als wirksam. Manche Teams wenden jedoch je nach Projektanforderungen spezifische Techniken an, wie zum Beispiel:
- Der 100-Dollar-Test: Dabei erhalten die Teammitglieder ein hypothetisches Budget von 100 Dollar und werden gebeten, das Geld entsprechend ihres wahrgenommenen Werts auf verschiedene Funktionen aufzuteilen. Dies zwingt Ihr Team dazu, Kompromisse einzugehen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
- Das Kano-Modell: Kano unterteilt Anforderungen in fünf Kategorien: Must-Be, eindimensionale, attraktive, indifferente und umgekehrte Anforderungen. Dies hilft Teams dabei, Funktionen zu priorisieren, die das Produkt auf dem Markt von anderen abheben.
- Paarweiser Vergleich: Bei dieser Methode werden Anforderungen paarweise verglichen, und Ihr Team wird gebeten, jeder Funktion Prioritätswerte zuzuweisen. Die Ergebnisse ähneln denen des 100-Dollar-Tests.
- MoSCoW-Methode: Diese Methode unterteilt Anforderungen ähnlich wie das Kano-Modell in die Kategorien „Must-Have“, „Should-Have“, „Could-Have“ und „Won’t-Have“. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass sie Teams dazu anhält, sich auf die Funktionen zu konzentrieren, die für den Erfolg des Projekts entscheidend sind, während diejenigen, die nicht wesentlich sind, zurückgestellt werden.
Die Copilot4DevOps-Methode: Neue KI-Tools können Ihren Teams dabei helfen, Anforderungen durch eine gründliche Analyse von Tausenden von Anforderungen schneller zu priorisieren. Anstatt Anforderungen manuell durchzugehen, kann Ihr Team seine Zeit für wichtigere Aufgaben auf höherer Ebene nutzen. So können beispielsweise „Dynamic Prompts“ mehrere Tausend Anforderungen in wenigen Sekunden priorisieren.
Schritt 5 – Verifizierung und Validierung
Diese Phase ist entscheidend, da sich die Beteiligten darüber einig sein müssen, dass die gesammelten, dokumentierten und priorisierten Anforderungen ihren Bedürfnissen entsprechen. Es ist der letzte Schritt, in dem Teams Anforderungen anpassen, ändern, ergänzen oder entfernen können, ohne dabei den reibungslosen Ablauf des Entwicklungsprozesses zu beeinträchtigen. Die endgültigen Anforderungen bilden die Grundlage, anhand derer der Erfolg des Projekts gemessen wird.
Es lohnt sich, auf die Unterschiede zwischen Verifizierung und Validierung hinzuweisen:
- Durch die Validierung wird sichergestellt, dass diese Anforderungen mit denen der Projektbeteiligten übereinstimmen. Sie beantwortet die Frage: „Wurden die richtigen Anforderungen festgelegt?“
- Durch die Verifizierung wird sichergestellt, dass alle Systemanforderungen korrekt erfasst wurden. Sie beantwortet die Frage: „Wurden die Anforderungen korrekt und genau formuliert?“
Ein leistungsstarkes Überprüfungswerkzeug wie das von Modern Requirements4DevOps kann Ihnen dabei helfen, den Überblick über Verifizierung und Validierung zu behalten.
Das Tool optimiert den Genehmigungsprozess für Arbeitsaufgaben und erfasst Änderungen mithilfe eines integrierten Baseline-Moduls. Es unterstützt elektronische Signaturen für Genehmigungen und verfolgt Anforderungsänderungen effektiv. Dies ist besonders vorteilhaft bei agilen Methoden, bei denen sich Anforderungen häufig ändern.
Schritt 6 – Anforderungsmanagement und Änderungskontrolle
Dieser Schritt ist wichtig, da er dazu beiträgt, kostspielige Fehler und Nachbesserungen zu vermeiden und letztlich zum Erfolg des Projekts beiträgt. Selbst nachdem die Anforderungen endgültig festgelegt wurden, können Änderungswünsche aus verschiedenen Quellen eingehen.
Die Teams müssen die Auswirkungen von Änderungen auf den Projektumfang, den Zeitplan, das Budget und die Ziele bewerten. Zu den Werkzeugen und Techniken, die Teams für das Änderungsmanagement einsetzen, gehören Tools zur Versionskontrolle und zur Folgenabschätzung. Diese ermöglichen es, Änderungen zu verwalten, indem frühere Versionen aufbewahrt werden und die Rückverfolgbarkeit gewährleistet ist.
1. Versionskontrolle: Diese Funktion verfolgt und verwaltet Softwareversionen, erleichtert die Erstellung versionierter Dokumente und unterstützt die automatische Aktualisierung von Anforderungen, um die Rückverfolgbarkeit zu verbessern und Konflikte zu reduzieren. Sie können Dokumentversionen auch innerhalb der Dokumentenverwaltung und in Smart Docs verwalten.
2. Rückverfolgbarkeit: Das Modul „Trace Analysis“ in Modern Requirements4DevOps verwaltet die Rückverfolgbarkeit, erstellt Rückverfolgbarkeitsmatrizen und verhindert widersprüchliche Anforderungen – alles innerhalb von Azure DevOps.
4. Beherrschung von Techniken zur Erfassung von Anforderungen für den Projekterfolg
Die Erfassung von Anforderungen ist im Projektmanagement und in der Softwareentwicklung von entscheidender Bedeutung und liefert einen klaren Fahrplan für erfolgreiche Projektergebnisse. Eine effektive Erfassung von Anforderungen stellt sicher, dass Projekte den Erwartungen der Beteiligten entsprechen und effizient durchgeführt werden, wodurch Risiken minimiert und die Kommunikation verbessert werden.
Der Einsatz von Tools wie Modern Requirements4DevOps kann Ihr Team dabei unterstützen, den Projekterfolg sicherzustellen.
5. Weitere häufig gestellte Fragen zur Anforderungserfassung
- Was versteht man unter Anforderungserfassung im agilen Umfeld?
Bei der agilen Anforderungserfassung stehen Zusammenarbeit und flexible Anpassung an Veränderungen im Vordergrund, wodurch eine kontinuierliche Abstimmung zwischen dem Entwicklungsprozess und den sich wandelnden Kundenerwartungen gewährleistet wird. Sie basiert auf der agilen Methodik für das Anforderungsmanagement.
- Was versteht man unter der Anforderungserfassung im SDLC?
Im Softwareentwicklungszyklus (SDLC) trägt die Erfassung von Anforderungen dazu bei, qualitativ hochwertige Software zu entwickeln, die den Geschäftszielen und den Erwartungen der Kunden gerecht wird.
- Wie erfasst man Anforderungen in agilen Methoden?
Zu den Techniken gehören:
- Interviews
- Fragebögen oder Umfragen
- Benutzerbeobachtung
- Dokumentenanalyse
- Schnittstellenanalyse
- Workshops
- Brainstorming
- Rollenspiel „
“ Betrachten Sie die Erfassung von Anforderungen als einen sich wiederholenden und verfeinernden Prozess.
Fordern Sie eine Demo an!
- Vereinbaren Sie eine Vorführung mit einem unserer geschulten Produktexperten.
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Reduzierung des Nacharbeitsaufwands bei „
“
10-fache Reduzierung der Entwicklungsnacharbeiten
Vereinfachung der Compliance
40 % weniger Aufwand für die Compliance-Berichterstattung
