El módulo de preguntas frecuentes
La solución para la recopilación inicial de requisitos
En este artículo repasamos las características y ventajas del módulo de preguntas frecuentes.
Este módulo se ha diseñado para ayudar a los equipos que recopilan requisitos al inicio de su proceso de gestión de requisitos. Al crear listas de preguntas, los equipos pueden recopilar y reutilizar fácilmente sus conocimientos sobre el proceso de obtención de requisitos para formular las preguntas adecuadas que permitan obtener los mejores requisitos.
¿Qué es el módulo de preguntas frecuentes?
El módulo de preguntas frecuentes es un repositorio de listas de preguntas que tu equipo puede crear, editar, modificar, convertir en plantillas y utilizar para recabar requisitos. Al utilizar el módulo de preguntas frecuentes para crear una base de conocimientos para tu equipo, tendrás la seguridad de que cualquier miembro del equipo podrá interactuar con las partes interesadas de manera eficaz.
Al elaborar el mejor conjunto de preguntas en ese ámbito, tu equipo podrá asegurarse de que siempre recaba el mejor conjunto posible de requisitos.
La principal ventaja de este módulo es que ofrece a tu equipo la oportunidad de crear una base de conocimientos que pueden utilizar tanto los analistas de negocios con experiencia como aquellos que puedan necesitar recabar requisitos en un ámbito que no les resulte familiar. El módulo de preguntas frecuentes ya incluye más de 3000 preguntas que abarcan una gran variedad de temas.
Entre estos temas se incluyen varias plantillas de cumplimiento de normas ISO, así como plantillas sobre requisitos no funcionales, como la escalabilidad, la reutilización o la operatividad, que pueden utilizarse para la obtención de requisitos.
Para muchos equipos, este módulo sustituirá a las listas de preguntas en Excel que quizá hayan utilizado en el pasado.
Para mantener la coherencia con el resto de módulos del conjunto de herramientas Modern Requirements, el módulo de preguntas frecuentes toma lo que antes era un proceso aislado y lo integra directamente en tu proyecto. Esto significa que tus equipos pueden añadir fácilmente requisitos al proyecto con solo responder a las preguntas de la lista de preguntas frecuentes.
¿Qué ventajas ofrece el módulo de preguntas frecuentes?
El valor de nuestro módulo de preguntas frecuentes se puede resumir en dos puntos sencillos.
- El módulo de preguntas frecuentes ayuda a definir mejor los requisitos al orientar el proceso de recopilación de los mismos, lo que aumenta las probabilidades de éxito del proyecto.
- El módulo de preguntas frecuentes reduce el tiempo dedicado a la recopilación de requisitos a lo largo del proyecto, lo que permite a tu equipo empezar a desarrollar antes.
Aprovechando los valiosos conocimientos de los analistas de negocios con experiencia, puedes crear plantillas de preguntas específicas para cada ámbito que ayuden a estructurar el proceso de recopilación de requisitos. Esto significa que puedes enviar a cualquier analista de negocios, independientemente de su nivel de experiencia, a reunirse con una parte interesada y tener la seguridad de que elaborará unos requisitos completos y aplicables.
Al no tener que crear plantillas de preguntas y copiar después los requisitos recopilados en tu herramienta de gestión de requisitos, tu equipo podrá avanzar más rápidamente en el proceso de recopilación. Esto se traduce en más tiempo dedicado a perfeccionar requisitos más precisos y menos tiempo dedicado a copiar y pegar historias de usuario que probablemente requieran más trabajo.
¿Cuáles son los casos de uso del módulo de preguntas frecuentes?
Cuando hablamos con nuestra comunidad sobre el uso que hacen del módulo de preguntas frecuentes, suelen describir cómo este módulo les ha permitido agilizar sus procesos y ha facilitado la gestión de la fase de recopilación de información de los proyectos.
Incluso los equipos que tradicionalmente no utilizan listas de preguntas, una vez que se unen a nuestra comunidad, nos comentan el gran valor añadido que les supone poder reunir los conocimientos de todos los miembros de su equipo en una única lista coherente.
Estos son los casos de uso que hemos observado para el módulo de preguntas frecuentes.
CASO DE USO 1
Actualmente, mi equipo recopila los requisitos al principio y, a partir de ahí, avanza de forma iterativa a lo largo del proyecto. En la fase de recopilación de requisitos utilizamos Excel, pero eso implica que después tenemos que copiar los requisitos a la herramienta que utilizamos habitualmente.
Al ser un equipo que recopila los requisitos desde el principio, esto nos brinda una oportunidad perfecta para utilizar una lista de preguntas diseñada específicamente para ese ámbito. Sin embargo, recurrir a Excel como herramienta para gestionar esta lista de preguntas es sinónimo de un largo proceso de copiar y pegar más adelante.
Los procesos de copiar y pegar suelen ser propensos a errores y llevar mucho tiempo. A menudo, es precisamente durante estos procesos, ya de por sí largos, cuando un miembro del equipo se da cuenta de que se le ha pasado por alto una propiedad de una tarea sobre la que necesita la opinión de las partes interesadas.
En este caso, al utilizar el módulo de preguntas frecuentes, ya dispondrás de la lista de preguntas en tu proyecto de Azure DevOps. Cuando plantees tu pregunta a las partes interesadas, podrás responderla en tu lista de preguntas frecuentes y se creará automáticamente un requisito.
De este modo, podrás abrir directamente ese requisito y plantear cualquier pregunta de seguimiento que te surja mientras sigues hablando con la parte interesada. Esto ahorra tiempo y hace que el proceso de recopilación de requisitos sea más exhaustivo, al tiempo que evita que tu equipo pierda oportunidades de obtener la información adecuada en el momento oportuno.
CASO DE USO 2
Mi equipo trabaja en un ámbito sujeto a normativas y regulaciones, y debemos asegurarnos de que cumplimos con todos los requisitos necesarios para mantener el cumplimiento normativo y la auditabilidad.
Una de las mejores características del módulo de preguntas frecuentes es que permite utilizar muchas de nuestras plantillas prediseñadas relacionadas con el cumplimiento normativo para recabar requisitos. Nuestras plantillas prediseñadas se han creado en colaboración con muchos de nuestros clientes actuales, así como a través de colaboraciones con líderes de opinión en estos ámbitos.
En este caso, los equipos que tengan acceso al módulo de preguntas frecuentes pueden consultar a expertos en la materia y a consultores, y elaborar una lista de preguntas que les ayude a definir todos los requisitos necesarios para cumplir con la normativa. Una vez creadas, estas listas de preguntas pueden reutilizarse en varios proyectos y aplicarse una y otra vez.
¿Cómo puedo utilizar el módulo de preguntas frecuentes de forma eficaz?
El módulo de preguntas frecuentes ofrece ventajas increíbles a los equipos que se encuentran en la fase de definición de requisitos de su proyecto. A continuación se indican algunas formas en las que puede utilizar el módulo para facilitar el éxito del proyecto.
Utiliza las plantillas de listas de preguntas ya preparadas
Cuando los usuarios necesiten una plantilla sobre requisitos no funcionales o sobre temas relacionados con la norma ISO, pueden ponerse en marcha rápidamente utilizando una de nuestras plantillas integradas. Estas plantillas ya incluyen muchas de las preguntas más importantes sobre estos temas. Los usuarios pueden partir de una plantilla prediseñada y eliminar las preguntas que no sean pertinentes o añadir las nuevas que sean necesarias.
Crea tus propias plantillas de listas de preguntas
Si ninguna de nuestras plantillas prediseñadas se ajusta a tus necesidades, los equipos pueden crear fácilmente listas de preguntas desde cero. Al partir de una plantilla en blanco, tu equipo podrá elaborar fácilmente un conjunto completo de preguntas que harán que la recopilación de requisitos sea un proceso sencillo y más eficiente.
Una vez elaborada la lista de preguntas, se puede reutilizar en distintos proyectos para facilitar la fase de recopilación de información en el futuro.
Crea listas de preguntas para los miembros menos experimentados de tu equipo
Al elaborar listas de preguntas, estás ofreciendo una orientación útil a cualquier miembro del equipo que no esté tan familiarizado con un ámbito, una solución o un sistema. Estas listas constituyen, por tanto, una herramienta excelente para orientar a los analistas de negocios noveles, o a los que cuentan con experiencia en otros ámbitos, durante la fase de obtención de requisitos. Los equipos son conscientes de que la calidad de las preguntas que formulamos al inicio de un proyecto se refleja directamente en la calidad de los requisitos que obtenemos.
Al crear listas de preguntas con nuestro módulo de preguntas frecuentes, te aseguras de obtener los requisitos más adecuados desde el primer momento.
